Neue Accounts können in den Stammdaten angelegt werden. Die Stammdaten finden Sie im dritten Icon von unten im Menü links. Mit einem Klick auf das kleine Plus können neue Accounts angelegt werden.
Nachdem Sie Anrede, Name und E-Mail-Adresse angegeben haben, können Sie im nächsten Schritt die Zugriffsrechte vergeben. In den folgenden Kategorien können Zugriffsrechte vergeben werden: Standort(e), Abteilung(en), Beruf(e), BenutzerInnen, AusbilderInnen.
Bei der Vergabe der Zugriffsrechte sollten zum einen die Eigenheiten der unterschiedlichen Rollen berücksichtigt werden, zum anderem gibt es einige hilfreiche Grundregeln.
Grundprinzipien der Vergabe der Berechtigungen
In der Anlage der Accounts sind vom Grundprinzip drei Rollen zu unterscheiden:
Ausbilder/innen
Diese sehen nur die Auszubildenden, bei denen sie als Ausbilder/in hinterlegt sind. Weitere Filter (z. B. Standort, Abteilung) schränken diese Menge zusätzlich ein.
ACHTUNG, ein Beispiel: Ein/e Auszubildende/r ist Ausbilder A und Standort X zugeordnet. Ausbilder A hat aber nur die Berechtigung auf Standort Y zuzugreifen, so kann diese/r seinen eigenen Azubi nicht sehen.Lernstationsverantwortliche
Diese sehen nur die Azubis, die jemals (sowohl in der Vergangenheit als auch in der Zukunft) ihre Lernstation besuchen. Weitere Filter (z. B. Standort, Abteilung) schränken diese Menge zusätzlich ein.
Individuelle Rollen / HR-Admin / Geschäftsführung
Bei allen übrigen Rollen gibt es (nicht wie bei Ausbilder/inen oder Lernstationsverantwortlichen) eine GRundeinstellung. Hier wird die Sichtbarkeit der Auszubildenden granular über die einzelnen Filter eingestellt.
Zweiter wichtiger Punkt ist folgende Grundregel: Zugriffsrechte sind immer UND-verknüpft.
Folgende Beispiele verdeutlichen diese Grundregel:
Nur Standort „Landau“ ausgewählt→ Alle Azubis in Landau sind sichtbar.
Standort „Landau“ + Abteilung „Verwaltung“ ausgewählt → Es sind nur Azubis sichtbar, die dem Standort Landau UND der AbteilungVerwaltung zugeordnet sind.
„Zugriff auf alle Auszubildenden“ ausgewählt → Alle Azubis im System sind sichtbar
Rolle AusbilderIn + Standort „Landau“ ausgewählt → Der/die Ausbilder/in sieht nur Azubis, die Landau zugeordnet sind UND dieser Ausbilder/in zugewiesen sind
Bei Fragen und Unklarheiten melden Sie sich über den Chat. Unser Customer Success steht Ihnen gerne zur Seite.
FAQ
Können Accounts und Zugriffsrechte nachträglich noch bearbeitet werden?
Können Accounts und Zugriffsrechte nachträglich noch bearbeitet werden?
Ja das ist möglich. Klicken Sie dafür auf die drei Punkte in der Spalte "Aktionen" und wählen Sie dann "bearbeiten" aus. Es öffnet sich die gleiche Maske wie in der Anlage der Accounts.