Herzlich Willkommen beim digitalen Berichtsheft von Talent2Go!
Wir freuen uns, dass du dabei bist. Um dir einen reibungslosen Start zu ermöglichen, haben wir dir hier alle wichtigen Informationen zusammengefasst.
Viel Spaß und Erfolg bei der Einrichtung und Nutzung des digitalen Berichtsheftes von Talent2Go.
Das digitale Berichtsheft: So ist der Bereich aufgebaut
Wo finde ich das Berichtsheft?
Das digitale Berichtsheft findest du im linken Hauptmenü unter dem Berichtsheft-Icon.
Mit einem Klick öffnet sich das Berichtsheft-Menü, ab sofort mit drei Einträgen:
Übersicht – Hier siehst du, ob alle Berichte vorhanden sind, ob Fristen eingehalten werden und wo es Rückstände oder Risiken gibt.
Freigaben – Hier findest du alle Berichte, die du oder dein Team jetzt prüfen, kommentieren, zurückgeben oder genehmigen könnt.
Die Berichtsheft-Übersicht: Alles auf einen Blick
In der Berichtsheft‑Übersicht siehst du, wo Prüfungen offen sind, Fristen reißen und Nachweise fehlen.
Oben kannst du nach Jahr, Beruf, Standort und Abteilung filtern. So schaust du dir zum Beispiel nur eine Filiale oder ein Ausbildungsjahr an.
Darunter liegt das Instrument Panel. Es zeigt dir auf einen Blick Zustand, Richtung und den nächsten sinnvollen Schritt.
Der 10‑Minuten‑Fokus fasst alles zu einem Score von 0–100 zusammen. Er kombiniert offene Freigaben, überfällige Prüfungen, Compliance‑Hinweise und Datenprobleme. Je höher der Wert, desto besser. Ein roter Bereich bedeutet: Du solltest heute kurz reinschauen und aufräumen.
Falsche Nummerierung zeigt Nachwuchskräfte, deren Berichte fehlende oder doppelte Berichtsnummern haben.
Fehlende Berichtszeiträume zeigt Nachwuchskräfte mit Wochen/Monaten, für die laut Berichtsfrequenz eigentlich schon ein Bericht angelegt sein müsste, aber keiner existiert.
Datenprobleme zeigen technische oder organisatorische Themen, zum Beispiel Berichte ohne freigabefähige Ausbilder‑Zuordnung. Steht hier „im Ziel“, habt ihr das angestrebte Niveau erreicht (z. B. 0 offene Datenprobleme).
Offene Freigaben, Ø Freigabealter und >30 Tage zeigen dir, wie viele Berichte aktuell auf Freigabe warten, wie lange sie im Schnitt liegen und wie viele davon deutlich überfällig sind.
Im Block Status heute siehst du, wie sich alle Berichte über die Status Entwurf, inhaltlich geprüft, Freigabe erforderlich, Korrektur erforderlich und Erledigt verteilen.
💡 Klicke auf den jeweiligen Status, um die untenstehende Tabelle nach diesem Status zu filtern.Bei wem hängt es? zeigt, bei welchen Personen besonders viele offene Freigaben liegen. So kannst du gezielt nachfragen und Engpässe auflösen.
💡 Klicke auf die kleine Sprechblase neben dem Namen der ausbildungsverantwortlichen Person, um diese direkt über den Communication-Hub zu informieren.
Alter offener Freigaben gruppiert deine offenen Prüfungen nach Altersklassen (z. B. 0–7 Tage, 8–30 Tage, 31–90 Tage, >90 Tage). So erkennst du, wie viele echte „Altlasten“ im System sind.
💡 Klicke auf die jeweilige Altersklasse, um die untenstehende Tabelle nach dieser zu filtern.
Die Berichtsheft-Freigaben: Berichte prüfen
Im Menüpunkt „Freigaben“ siehst du alle Berichte aufgelistet, die du oder dein Team bearbeiten sollt – sortiert nach Status.
Oben findest du Filter wie „Zu prüfen“, „Alle“, „Entwurf“, „An Ausbilder:in“, „Abgeschlossen“ und „Zurückgewiesen“. So blendest du mit einem Klick genau die Berichte ein, die du gerade brauchst. Darunter siehst du eine Tabelle mit Berichtsnummer, Nachwuchskraft, Zeitraum, Status, offenen Schritten und dem Datum der letzten Änderung. Rechts oben kannst du nach Namen oder Nummer suchen.
Wenn du mehrere Berichte nacheinander prüfen willst, klickst du oben rechts auf „Prüfen starten“.
Du landest direkt im ersten Bericht deiner Warteschlange. Oben erkennst du den Titel wie „Prüfung: Bericht #1“ und die zugehörige Nachwuchskraft. Der Hinweis „Geführter Modus — Berichte ohne Umwege abarbeiten“ bedeutet: Du gehst die offenen Berichte Schritt für Schritt durch, ohne jedes Mal zurück in die Liste zu müssen. Mit „Zurück“, „Weiter“ und „Beenden“ steuerst du den Ablauf.
In der Prüfansicht kannst du Kommentare direkt im Bericht hinterlassen, den Verlauf einsehen, Anhänge prüfen, den Bericht drucken oder – falls für dich freigegeben – bearbeiten. Am Ende entscheidest du:
Gibst du den Bericht zur Korrektur zurück, geht er mit deinen Hinweisen an die Nachwuchskraft zurück.
Genehmigst du den Bericht mit „Bericht genehmigen“, wird er digital signiert und für die Nachwuchskraft gesperrt.
Der Vorlagen-Designer (Add-on)
Einen Überblick darüber, welche Vorlagen es im Vorlagen‑Designer gibt und wie du sie auswählst und deinen Nachwuchskräften zur Verfügung stellst, findest du im Hilfeartikel:
👉 „Das neue Berichtsheft: Vorlagen im Vorlagen‑Designer nutzen“
Wenn ihr mehrere oder individuelle Vorlagen einsetzen möchtet und das Add‑on noch nicht nutzt, wende dich gern über den Chat an unser Support‑Team.
Admin- und HR/Admin-Rechte vergeben
Möchtest du Talent2Go alleine einrichten, oder sollen weitere Personen dieselben Rechte erhalten?
Wenn ja, kannst du ganz einfach zusätzliche HR Admins einladen:
Klicke auf das Icon unten links Stammdaten.
Wechsel in den Bereich Accounts.
Klicke auf „Benutzer einladen“, gib Name und E-Mail-Adresse ein, und wähle die entsprechende Rolle.
Sobald ein Account angelegt wurde, erhält die eingeladene Person automatisch eine E-Mail mit den persönlichen Zugangsdaten. So kann sie sich direkt im System anmelden und loslegen.
Tipp: Empfiehl deinen eingeladenen Mit-Admins, diesen Artikel direkt zu verwenden.
Die Unternehmenseinstellungen
Über das Zahnrad-Icon erreichst du sowohl die persönlichen Einstellungen als auch die Unternehmenseinstellungen. In den persönlichen Einstellungen kannst du dein Profilbild hinterlegen und dein Passwort ändern.
Aktiviere den Regler oben rechts, um zwischen den persönlichen Einstellungen und den Unternehmenseinstellungen zu wechseln
Die wichtigsten Reiter in den Unternehmenseinstellungen
Stammdaten: Hier siehst du den Namen deines Unternehmens und kannst die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren.
Rollen & Rechte: In diesem Bereich legst du fest, welche Benutzer welche Rolle und damit welche Rechte im System haben. Du kannst bestimmten Personen genau zuweisen, ob sie Geschäftsführung, HR-Admins oder Ausbilder:innen sein sollen und was sie sehen oder bearbeiten dürfen.
Berichtsheft: Hinterlege das Logo deines Unternehmens. Das hier hinterlegte Logo erscheint automatisch auf allen Berichtsheften deiner Nachwuchskräfte.
Tipp: Die optimale Bildgröße ist 285 x 145 px (jpg, png).Voreinstellungen für minderjährige Nachwuchskräfte:
Hier kannst du festlegen, wie die Unterschrift eines Erziehungsberechtigten im Berichtsheft gehandhabt werden soll:Variante 1: Automatische Unterschrift – die Unterschrift wird automatisch hinzugefügt, sobald der Bericht abgeschickt wird.
Variante 2: Checkbox-Unterschrift – der Erziehungsberechtigte muss vor der Freigabe aktiv eine Checkbox setzen. Erst danach kann der Bericht zur Freigabe versendet werden.
Voraussetzungen:
Das Geburtsdatum der Nachwuchskraft ist hinterlegt
Der Name des Erziehungsberechtigten ist in der Personalakte eingetragen
Es wurde Rücksprache mit den Erziehungsberechtigten gehalten, wir empfehlen außerdem eine schriftliche Einverständniserklärung einzuholen
Personalakte: In Berichtsheft only kannst du die Personalakte einer Nachwuchskraft über die Übersicht oder die Berichtstabelle öffnen, z. B. indem du auf den Namen klickst. Dort siehst du die wichtigsten Personaldaten und Ausbildungsinformationen. Die erweiterte Dokumentenablage mit individuellen Dokumentenkategorien gehört zum Talent2Go Core Paket. Wenn du diese zusätzlichen Funktionen nutzen möchtest, melde dich gerne über den Chat bei unserem Support-Team.
Stammdatenpflege: Accounts, Standorte und Abteilungen
Im Bereich Stammdaten kannst du alle wichtigen Unternehmensdaten einfach und übersichtlich verwalten. Du findest diese im Menü links direkt über den Einstellungen. Folgende Bereiche können unterschieden werden:
Accounts: Hier siehst du alle vorhandenen Nutzer:innen (z.B. Admins, HR/Admins, Ausbilder:innen, Nachwuchskräfte) auf einen Blick.
Über „Nachwuchskraft einladen“ oder „Ausbilder:in einladen“ kannst du schnell neue Personen anlegen.Standorte: Organisiere die verschiedenen Standorte deines Unternehmens. Es muss mindestens ein Standort vorhanden sein, deshalb gibt es zu Beginn immer einen Platzhalter („Default“), den du bearbeiten oder nach dem Anlegen eigener Standorte auch löschen kannst.
Abteilungen: Strukturiere dein Unternehmen, indem du alle Abteilungen anlegst, in denen deine Nachwuchskräfte (oder Ausbilder:innen) später aktiv sind. Auch hier gibt es eine „Default“-Abteilung, die zunächst als Platzhalter dient.
Accounts einladen und Zugriffsrechte vergeben:
Mit einem Klick auf das Symbol mit dem Plus kannst du neue Accounts anlegen und per E-Mail einladen. Beim Anlegen kannst du die gewünschte Rolle (z.B. Admin, HR/Admin, Ausbilder:in) auswählen und die Zugriffsrechte individuell zuteilen.
Was sind Zugriffsrechte und wie unterscheiden sie sich vom Reiter "Rollen und Rechte" in den Unternehmenseinstellungen?
Beim Anlegen oder bearbeiten der Accounts deiner Kolleg:innen legst du die Zugriffsrechte fest. Diese können nach den Kategorien Standort(e), Abteilung(en), Beruf(e), BenutzerInnen, AusbilderInnen festgelegt werden.
Dabei gibt es eine Grundregel zu beachten: Zugriffsrechte sind immer UND-verknüpft.
Folgende Beispiele dienen der Verdeutlichung dieser Grundregel:
Nur Standort „Landau“ ausgewählt→ Alle Nachwuchskräfte in Landau sind sichtbar.
Standort „Landau“ + Abteilung „Verwaltung“ ausgewählt → Es sind nur Nachwuchskräfte sichtbar, die dem Standort Landau UND der AbteilungVerwaltung zugeordnet sind.
„Zugriff auf alle Nachwuchskräfte“ ausgewählt → Alle Nachwuchskräfte im System sind sichtbar
Rolle AusbilderIn + Standort „Landau“ ausgewählt → Der/die Ausbilder/in sieht nur Nachwuchskräfte, die Landau zugeordnet sind UND dieser Ausbilder/in zugewiesen sind.
Standorte und Abteilungen anlegen:
Klicke im Reiter "Standorte" auf das Plus-Icon, um einen neuen Standort anzulegen. Benenne den Standort, ergänze die Infos und ordne die Ausbilder:innen zu. Das ist nötig, um Ausbilder:innen den Nachwuchskräften zuzuordnen. Um eine Abteilung anzulegen klickst du im Reiter "Abteilungen" auf das Plus-Symbol, gib den Namen ein und speichere.
Um einen Standort oder eine Abteilung zu bearbeiten klicke bei "Aktionen" auf die drei Punkte. Wähle "bearbeiten", um Name, Adresse oder Ausbilder-Zuordnung zu ändern. Um einen Standort oder eine Abteilung zu löschen klicke auf den roten Papierkorb und bestätige das Löschen.
Nachwuchskraft anlegen:
Um eine neue Nachwuchskraft in Talent2Go anzulegen, klicke im Bereich Stammdaten auf den Button „Nachwuchskraft einladen“.
❗️Wichtig: Bevor du eine Nachwuchskraft anlegst, solltest du alle Accounts angelegt haben, Standorte und Abteilungen definiert haben und die Ausbilder:innen an den jeweiligen Standorten hinterlegt haben.
Gib nun die erforderlichen Daten der Nachwuchskraft ein. Sobald die Einladung abgeschickt wurde, erhält die Nachwuchskraft automatisch eine E-Mail mit den persönlichen Zugangsdaten. Mit diesen Zugangsdaten kann sie sich direkt im System anmelden. Zusätzlich enthält die E-Mail einen Hinweis auf die kostenfreie Prüfung2Go-App. Damit kann die Nachwuchskraft ihre Berichte bequem und mobil per Smartphone oder Tablet schreiben und einreichen.
Du kannst die Daten natürlich auch nach der Anlage noch anpassen. Das Profil einer Nachwuchskraft öffnest du mit einem Klick auf den Namen. Im Reiter "Personalakte" befinden sich sowohl Stammdaten als auch die Vertragsdaten.
💡 Tipp: Im Reiter Berichtsheft des Profils findest du alle Berichte der jeweiligen Person aufgelistet. Hier kannst du diese als zusammenhängendes Dokument herunterladen.
FAQ
Kann ich die Berichtsheftvorlagen individuell anpassen?
Kann ich die Berichtsheftvorlagen individuell anpassen?
Ja. Für die individuelle Gestaltung von Berichtsheftvorlagen brauchst du das Add‑on „Vorlagen‑Designer“. Damit kannst du bestehende Vorlagen anpassen oder eigene Vorlagen und Deckblätter erstellen.
Kann ich den Vorlagen‑Designer auch zu der Berichtsheft only-Variante hinzubuchen?
Kann ich den Vorlagen‑Designer auch zu der Berichtsheft only-Variante hinzubuchen?
Ja. Das Add‑on Vorlagen‑Designer kannst du sowohl zur Talent2Go Core‑Version als auch zu Berichtsheft only hinzubuchen – ein Upgrade auf Core ist dafür nicht zwingend nötig. Wenn du Interesse am Vorlagen‑Designer oder weiteren Add‑ons hast, melde dich gerne über den Chat und trete mit unserem Support-Team in Kontakt.
Wer bekommt wann eine E-Mail?
Wer bekommt wann eine E-Mail?
Bei der Anlage von Personen (unabhängig von der Rolle)
Immer, wenn eine neue Person (egal ob Nachwuchskraft, Ausbilder:in, HR/Admin etc.) angelegt wird, erhält sie automatisch eine Einladungs-E-Mail mit den persönlichen Zugangsdaten.Wenn eine Nachwuchskraft einen Bericht einreicht
Der/die in der Personalakte hinterlegte Ausbilder:in erhält eine automatische Benachrichtigungs-Mail, sobald ein Bericht zur Prüfung eingereicht wurde.Wenn ein Bericht abgelehnt wird
Die betroffene Nachwuchskraft erhält automatisch eine E-Mail mit der Information, dass der Bericht abgelehnt wurde – inklusive Hinweisen, welche Änderungen oder Nachbesserungen nötig sind.