Herzlich Willkommen beim digitalen Berichtsheft von Talent2Go!
Wir freuen uns, dass du dabei bist. Um dir einen reibungslosen Start zu ermöglichen, haben wir dir hier alle wichtigen Informationen zusammengefasst.
Viel Spaß und Erfolg bei der Einrichtung und Nutzung des digitalen Berichtsheftes von Talent2Go.
Das digitale Berichtsheft
Direkt nach dem Log-In landest du auf der zentralen Seite des digitalen Berichtsheftes. Hier findest du Kennzahlen für einen schnellen Überblick und siehst deine Nachwuchskräfte aufgelistet - sortiert nach der Anzahl fehlender Berichte. Unten auf der Seite sind alle eingereichten Berichte aufgelistet. Diese lassen sich mit einem Klick auf das Datum öffnen.
Admin- und HR-Admin-Rechte vergeben
Möchtest du Talent2Go alleine einrichten, oder sollen weitere Personen dieselben Rechte erhalten?
Wenn ja, kannst du ganz einfach zusätzliche HR Admins einladen:
Klicke auf das Icon unten links Stammdaten.
Wechsel in den Bereich Accounts.
Klicke auf „Benutzer einladen“, gib Name und E-Mail-Adresse ein, und wähle die entsprechende Rolle.
Sobald ein Account angelegt wurde, erhält die eingeladene Person automatisch eine E-Mail mit den persönlichen Zugangsdaten. So kann sie sich direkt im System anmelden und loslegen.
Tipp: Empfiehl deinen eingeladenen Mit-Admins, diesen Artikel direkt zu verwenden.
Die Unternehmenseinstellungen
Über das Zahnrad-Icon erreichst du sowohl die persönlichen Einstellungen als auch die Unternehmenseinstellungen. In den persönlichen Einstellungen kannst du dein Profilbild hinterlegen und dein Passwort ändern.
Aktiviere den Regler oben rechts, um zwischen den persönlichen Einstellungen und den Unternehmenseinstellungen zu wechseln
Die wichtigsten Reiter in den Unternehmenseinstellungen:
Stammdaten: Hier siehst du den Namen deines Unternehmens und kannst die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren.
Rollen & Rechte: In diesem Bereich legst du fest, welche Benutzer welche Rolle und damit welche Rechte im System haben. Du kannst bestimmten Personen genau zuweisen, ob sie Geschäftsführung, HR-Admins oder Ausbilder:innen sein sollen und was sie sehen oder bearbeiten dürfen.
Berichtsheft: Hinterlege das Logo deines Unternehmens. Das hier hinterlegte Logo erscheint automatisch auf allen Berichtsheften deiner Nachwuchskräfte.
Tipp: Die optimale Bildgröße ist 285 x 145 px (jpg, png).Voreinstellungen für minderjährige Nachwuchskräfte:
Hier kannst du festlegen, wie die Unterschrift eines Erziehungsberechtigten im Berichtsheft gehandhabt werden soll:Variante 1: Automatische Unterschrift – die Unterschrift wird automatisch hinzugefügt, sobald der Bericht abgeschickt wird.
Variante 2: Checkbox-Unterschrift – der Erziehungsberechtigte muss vor der Freigabe aktiv eine Checkbox setzen. Erst danach kann der Bericht zur Freigabe versendet werden.
Voraussetzungen:
Das Geburtsdatum der Nachwuchskraft ist hinterlegt
Der Name des Erziehungsberechtigten ist in der Personalakte eingetragen
Es wurde Rücksprache mit den Erziehungsberechtigten gehalten, wir empfehlen außerdem eine schriftliche Einverständniserklärung einzuholen
Personalakte: Die Personalakte ist in der „Berichtsheft only“-Variante nicht freigeschaltet und steht dir daher nicht zur Verfügung.
Das gesamte Modul (inklusive individueller Dokumentenkategorien und digitaler Ablage) ist Teil des Talent2Go Core Pakets.
Wenn du Interesse an diesen Funktionen hast, melde dich gerne bei uns über den Chat – oder buche dir einfach einen Termin auf unserer Website.
Stammdatenpflege: Accounts, Standorte und Abteilungen
Im Bereich Stammdaten kannst du alle wichtigen Unternehmensdaten einfach und übersichtlich verwalten. Du findest diese im Menü links direkt über den Einstellungen. Folgende Bereiche können unterschieden werden:
Accounts: Hier siehst du alle vorhandenen Nutzer:innen (z.B. Admins, HR/Admins, Ausbilder:innen, Nachwuchskräfte) auf einen Blick.
Über „Nachwuchskraft einladen“ oder „Ausbilder:in einladen“ kannst du schnell neue Personen anlegen.Standorte: Organisiere die verschiedenen Standorte deines Unternehmens. Es muss mindestens ein Standort vorhanden sein, deshalb gibt es zu Beginn immer einen Platzhalter („Default“), den du bearbeiten oder nach dem Anlegen eigener Standorte auch löschen kannst.
Abteilungen: Strukturiere dein Unternehmen, indem du alle Abteilungen anlegst, in denen deine Nachwuchskräfte (oder Ausbilder:innen) später aktiv sind. Auch hier gibt es eine „Default“-Abteilung, die zunächst als Platzhalter dient.
Accounts einladen und Zugriffsrechte vergeben:
Mit einem Klick auf das Symbol mit dem Plus kannst du neue Accounts anlegen und per E-Mail einladen. Beim Anlegen kannst du die gewünschte Rolle (z.B. Admin, HR/Admin, Ausbilder:in) auswählen und die Zugriffsrechte individuell zuteilen.
Was sind Zugriffsrechte und wie unterscheiden sie sich vom Reiter "Rollen und Rechte" in den Unternehmenseinstellungen?
Beim Anlegen oder bearbeiten der Accounts deiner Kolleg:innen legst du die Zugriffsrechte fest. Diese können nach den Kategorien Standort(e), Abteilung(en), Beruf(e), BenutzerInnen, AusbilderInnen festgelegt werden.
Dabei gibt es eine Grundregel zu beachten: Zugriffsrechte sind immer UND-verknüpft.
Folgende Beispiele dienen der Verdeutlichung dieser Grundregel:
Nur Standort „Landau“ ausgewählt→ Alle Nachwuchskräfte in Landau sind sichtbar.
Standort „Landau“ + Abteilung „Verwaltung“ ausgewählt → Es sind nur Nachwuchskräfte sichtbar, die dem Standort Landau UND der AbteilungVerwaltung zugeordnet sind.
„Zugriff auf alle Nachwuchskräfte“ ausgewählt → Alle Nachwuchskräfte im System sind sichtbar
Rolle AusbilderIn + Standort „Landau“ ausgewählt → Der/die Ausbilder/in sieht nur Nachwuchskräfte, die Landau zugeordnet sind UND dieser Ausbilder/in zugewiesen sind.
Standorte und Abteilungen anlegen:
Klicke im Reiter "Standorte" auf das Plus-Icon, um einen neuen Standort anzulegen. Benenne den Standort, ergänze die Infos und ordne die Ausbilder:innen zu. Das ist nötig, um Ausbilder:innen den Nachwuchskräften zuzuordnen. Um eine Abteilung anzulegen klickst du im Reiter "Abteilungen" auf das Plus-Symbol, gib den Namen ein und speichere.
Um einen Standort oder eine Abteilung zu bearbeiten klicke bei "Aktionen" auf die drei Punkte. Wähle "bearbeiten", um Name, Adresse oder Ausbilder-Zuordnung zu ändern. Um einen Standort oder eine Abteilung zu löschen klicke auf den roten Papierkorb und bestätige das Löschen.
Nachwuchskraft anlegen:
Um eine neue Nachwuchskraft in Talent2Go anzulegen, klicke im Bereich Stammdaten auf den Button „Nachwuchskraft einladen“.
❗️Wichtig: Bevor du eine Nachwuchskraft anlegst, solltest du alle Accounts angelegt haben, Standorte und Abteilungen definiert haben und die Ausbilder:innen an den jeweiligen Standorten hinterlegt haben.
Gib nun die erforderlichen Daten der Nachwuchskraft ein. Sobald die Einladung abgeschickt wurde, erhält die Nachwuchskraft automatisch eine E-Mail mit den persönlichen Zugangsdaten. Mit diesen Zugangsdaten kann sie sich direkt im System anmelden. Zusätzlich enthält die E-Mail einen Hinweis auf die kostenfreie Prüfung2Go-App. Damit kann die Nachwuchskraft ihre Berichte bequem und mobil per Smartphone oder Tablet schreiben und einreichen.
Du kannst die Daten natürlich auch nach der Anlage noch anpassen. Das Profil einer Nachwuchskraft öffnest du mit einem Klick auf den Namen. Im Reiter "Personalakte" befinden sich sowohl Stammdaten als auch die Vertragsdaten.
💡 Tipp: Im Reiter Berichtsheft des Profils findest du alle Berichte der jeweiligen Person aufgelistet. Hier kannst du diese als zusammenhängendes Dokument herunterladen.
FAQ
Kann ich die Berichtsheftvorlagen individuell anpassen?
Kann ich die Berichtsheftvorlagen individuell anpassen?
Nein, das ist aktuell nicht möglich. Für die individuelle Gestaltung der Berichtsheftvorlagen benötigst du das kostenpflichtige Add-on „Berichtsheftdesigner“, welches du nur in Kombination mit der Talent2Go Core Lösung nutzen kannst.
Kann ich den Berichtsheftdesigner auch zu der Berichtsheft only-Variante hinzubuchen?
Kann ich den Berichtsheftdesigner auch zu der Berichtsheft only-Variante hinzubuchen?
Nein, das ist leider nicht möglich. Die Add-ons, wie zum Beispiel der Berichtsheftdesigner, sind ausschließlich für das Talent2Go Core Paket verfügbar.
Wenn du Interesse am Core Paket oder an Add-ons hast, melde dich gerne direkt über den Chat oder buche dir direkt einen Termin über unsere Homepage.
Wer bekommt wann eine E-Mail?
Wer bekommt wann eine E-Mail?
Bei der Anlage von Personen (unabhängig von der Rolle)
Immer, wenn eine neue Person (egal ob Nachwuchskraft, Ausbilder:in, HR/Admin etc.) angelegt wird, erhält sie automatisch eine Einladungs-E-Mail mit den persönlichen Zugangsdaten.Wenn eine Nachwuchskraft einen Bericht einreicht
Der/die in der Personalakte hinterlegte Ausbilder:in erhält eine automatische Benachrichtigungs-Mail, sobald ein Bericht zur Prüfung eingereicht wurde.Wenn ein Bericht abgelehnt wird
Die betroffene Nachwuchskraft erhält automatisch eine E-Mail mit der Information, dass der Bericht abgelehnt wurde – inklusive Hinweisen, welche Änderungen oder Nachbesserungen nötig sind.