Eine strukturierte und gut durchdachte Planungsgrundlage ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Ausbildungsplanung. Sie stellt sicher, dass alle relevanten Ausbildungsabschnitte optimal aufeinander abgestimmt sind und keine unerwarteten Lücken entstehen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Planung optimal gestalten, worauf Sie achten sollten und welche Best Practices sich bewährt haben.

Eine optimale Planungsgrundlage stellt sicher, dass die Ausbildungszeit nahtlos strukturiert ist. Optimal ist es, die Zeiträume so zu definieren, dass der Endmonat des vorherigen Abschnitts identisch mit dem Anfangsmonat des nächsten Abschnitts ist. Zum Beispiel: 1-5, 5-9. Dadurch werden Leerzeiten vermieden, die durch eine nicht durchgängige Planung entstehen könnten. Eine überlappende Angabe wie 1-3, 1-6, 4-8 wird derzeit nicht empfohlen, da dies zu unerwarteten Lücken in der Planung führen kann. Langfristig ist eine überlappende Planung möglich, aber aktuell noch nicht zuverlässig umsetzbar.

Die Anzahl der Wochen, die in der Wochenanzeige verplant werden sollten, hängt von den Vorgaben der jeweiligen IHK oder des Unternehmens ab. Während einige IHKs 52 Wochen verplant sehen möchten, reichen anderen 26 Wochen. Ein guter Richtwert sind 39-48 Wochen pro Lehrjahr. Hierbei sollten auch Faktoren wie Urlaubsanspruch (gesetzlich 4 Wochen, häufig 6 Wochen), Blockunterrichtszeiten und überbetriebliche Ausbildungsphasen berücksichtigt werden.

Während Blockunterrichtszeiten werden keine anderen Lernstationen verplant. Beim Blockunterricht sollte also ein ausreichender Puffer eingeplant werden, da der Algorithmus den Plan nicht anteilig kürzt um unvorhergesehene Verschiebungen oder zusätzliche Anforderungen abzudecken. Der Algorithmus kürzt diesen nicht anteilig, sodass eine bewusste Planung essenziell ist.

Gleiches gilt für Urlaubszeiten, die vor der Planung in der Personalakte hinterlegt wurden. So wird sichergestellt, dass Lernphasen nicht mit Abwesenheitszeiten kollidieren.

Ob für Urlaub und überbetriebliche Blocker ein Puffer eingeplant werden soll, hängt von den Anforderungen des Betriebs ab. Ist es wichtig, dass alle Lernstationen berücksichtigt werden, sollte eine Planung mit Puffer erfolgen.

Falls eine Verkürzung der Ausbildungszeit bereits feststeht (z. B. aufgrund eines Abiturs in einem kaufmännischen Beruf), wird die Planung entsprechend "abgeschnitten". Sollten Lernstationen aus dem letzten Halbjahr dennoch berücksichtigt werden, muss eine angepasste Grundlage genutzt werden.