Mit der automatisierten Ausbildungsplanung von Talent2Go kannst du zeitaufwändige Schritte in der Planung deiner Nachwuchskräfte automatisieren. So sparst du Zeit und nutzt deine Ressourcen effizienter.
❗️Wichtig: Bevor du die automatisierte Ausbildungsplanung startest, müssen alle Nachwuchskräfte mit ihren Daten sowie alle Lernstationen angelegt sein. Unbedingt notwendig sind dabei die Lernstationen und in den Personalakten der Nachwuchskräfte die Felder „Bundesland“, „Starttermin zur Berechnung der Ausbildungsnachweise“ und „Berufsschulmodell“. Um den vollen Funktionsumfang zu nutzen, empfehlen wir dir außerdem, die Abteilungen vollständig anzulegen und ihnen Standorte zuzuordnen.
Sind alle Vorbereitungen getroffen, kannst du mit der automatisierten Ausbildungsplanung beginnen. Sie gliedert sich in drei Schritte:
1. Lernstationen
Deine Lernstationen findest du in der Navigation links unter dem Menüpunkt „Lernstationen“. Dort siehst du alle angelegten Lernstationen in einer Tabellenübersicht mit folgenden Informationen: Lernstation (Name, Kurzbezeichnung und Farbkennzeichnung), Standort, Verantwortliche:r, Kapazität und Sperrzeiten.
Über die Suchleiste findest du eine bestimmte Lernstation schnell. Mit den Filtern kannst du die Übersicht zusätzlich nach Standort, Kapazität und Station eingrenzen. Bei vielen Lernstationen legst du unten rechts fest, wie viele Einträge pro Seite angezeigt werden, und blätterst über die Seitennavigation weiter.
Neue Lernstation anlegen
Klicke oben rechts auf „+ Lernstation anlegen“. Im folgenden Fenster gibst du die Angaben auf vier Reitern ein:
Allgemein: Kurzbezeichnung, Name, Standort und Farbkennzeichnung. Standardmäßig ist der Standort „Global verfügbar“, die Lernstation ist dann an allen Standorten sichtbar.
Verantwortliche: Wer für die Lernstation zuständig ist.
Kapazität: Wie viele Nachwuchskräfte gleichzeitig eingesetzt werden können.
Sperrzeiten: Zeiträume, in denen keine Nachwuchskraft zugeordnet werden soll, z. B. saisonbedingt oder während des Urlaubs der:des Verantwortlichen.
❗️Wichtig: Wird eine Sperrzeit nachträglich geändert, muss die automatisierte Planung erneut angestoßen werden.
Um eine bestehende Lernstation zu bearbeiten, klicke in der Übersicht auf die drei Punkte (…) ganz rechts in der Zeile und wähle „Bearbeiten“. Es öffnet sich dasselbe Fenster wie beim Anlegen, in dem du alle Angaben ändern kannst.
2.1 Planungsgrundlage - Lernstationen
Im nächsten Schritt passt du die Planungsgrundlage an dein Unternehmen an. Öffne dazu den Menüpunkt „Planungsgrundlagen“ und wähle oben den Beruf und die gewünschte Planungsgrundlage aus.
Als Vorlage steht dir für jeden Beruf die sachliche und zeitliche Gliederung der IHK zur Verfügung. Diese Standard-Planungsgrundlage kannst du individuell anpassen, indem du auf „Als eigene Planung übernehmen“ klickst. Anschließend kannst du die Planung bearbeiten und an die Gegebenheiten in deinem Betrieb anpassen.
Die Planungsgrundlage ist in Abschnitte mit einzelnen Planaufgaben gegliedert. Weise den Planaufgaben deine Lernstationen zu. Du kannst dabei auch mehrere Lernstationen hinterlegen, die automatisierte Planung setzt deine Nachwuchskräfte dann bestmöglich ein.
❗️Wichtig: Jeder Planaufgabe muss mindestens eine Lernstation zugewiesen sein, sonst kann die automatisierte Ausbildungsplanung nicht gestartet werden.
Ob noch etwas fehlt, siehst du in der Planprüfung: Dort werden alle Fehler angezeigt, zum Beispiel fehlende Lernstationen oder noch nicht ausgewählte Wahlqualifikationen. Über „Details anzeigen“ siehst du, was genau zu tun ist. Mit den Filtern „Fehler“ und „Ohne Lernstation“ findest du die betroffenen Abschnitte schnell.
Eine Planungsgrundlage kannst du auch duplizieren, und zwar nicht nur innerhalb desselben Berufs, sondern auch für einen anderen Beruf. So musst du ähnliche Planungen nicht jedes Mal neu anlegen.
Außerdem kannst du Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten in verpflichtende und optionale Inhalte unterteilen. Diese Unterscheidung wird dir auch im Ausbildungsplan angezeigt.
Alternativ kannst du eine ganz eigene Planung erstellen. Klicke dazu oben rechts auf „+ Neue Planung“ und lege die Abschnitte individuell an.
2.2 Planungsgrundlage – Nachwuchskräfte zuweisen
Sind alle Abschnitte Lernstationen zugeordnet, weist du die Planungsgrundlage deinen Nachwuchskräften zu. Klicke dazu auf „Planungsgrundlage zuweisen“. Die Zuweisung erfolgt in drei Schritten:
Schritt 1: Nachwuchskräfte
Wähle die Nachwuchskräfte aus, für die die Planungsgrundlage gelten soll. Du kannst nach Name oder E-Mail suchen und nach Standort filtern. Mit „Treffer auswählen/abwählen“ wählst du alle angezeigten Nachwuchskräfte auf einmal aus. Bereits bestehende Zuordnungen sind automatisch vorausgewählt. Klicke anschließend auf „Weiter“.
Schritt 2: Regeln
Hier legst du fest, was künftig automatisch gelten soll:
Standard für [Beruf]: Die Planungsgrundlage wird als Standard für diesen Beruf verwendet.
Standard für Standorte: Wähle die Standorte aus, für die diese Planungsgrundlage standardmäßig gelten soll.
Anschließend automatisierte Planung öffnen: Nach dem Speichern öffnet sich der Kalender mit deiner Auswahl. Die Planung wird dabei noch nicht ausgeführt, sondern nur vorbereitet.
Klicke anschließend auf „Prüfen“.
Schritt 3: Prüfen
Du siehst eine Übersicht deiner Änderungen: wie viele Nachwuchskräfte neu zugewiesen, gewechselt, entfernt oder unverändert sind. Erst mit einem Klick auf „Zuweisung speichern“ werden die Änderungen übernommen.
💡Tipp: Möchtest du eine Nachwuchskraft nachträglich zu einer bestehenden Planung hinzufügen, öffne einfach erneut auf "zuweisen“. Die bisherigen Zuordnungen bleiben vorausgewählt, du musst also nur die neue Nachwuchskraft ergänzen.
3. Planungsübersicht
In der Planungsübersicht siehst du alle Einsätze deiner Nachwuchskräfte im Kalender. Über die Leiste oben rechts passt du die Ansicht an:
Filter: Zeigt nur bestimmte Nachwuchskräfte an, damit du gesuchte Informationen schnell findest.
Tag / KW: Wechselt zwischen der Tagesansicht und der Ansicht nach Kalenderwochen.
Ferien und Berufsschultage: Blendet Ferien und Berufsschultage im Kalender ein oder aus.
Springe zu Datum: Springt direkt zu einem bestimmten Tag.
Legende: Zeigt, wofür die Farben im Kalender stehen.
Automatisierte Planung starten
Klicke in der Planungsübersicht auf „Bearbeiten“ und anschließend auf „Automatisierte Planung“. Die Planung erfolgt in drei Schritten:
Schritt 1: Aktion
Wähle aus, was geplant werden soll:
Ausgewählten Zeitraum planen: Plant offene Soll-Tage nur innerhalb eines bestimmten Zeitraums. Bestehende Planung bleibt erhalten, solange du sie nicht ausdrücklich ersetzt.
Gesamte Ausbildung planen: Plant offene Soll-Tage vom Ausbildungsbeginn bis zum individuellen Ausbildungsende.
Schritt 2: Details
Nachwuchskräfte: Suche die gewünschten Nachwuchskräfte oder wähle über „Filter anzeigen“ und „Treffer auswählen“ mehrere auf einmal aus.
Zeitraum: Lege das Start- und Enddatum fest. Alternativ wählst du unter „Schnell nach Lehrjahr“ ein Lehrjahr aus, dann werden beide Daten automatisch übernommen. Dafür muss mindestens eine Nachwuchskraft ausgewählt sein.
Umgang mit Soll-Dauern:
An Zeitraum anpassen (fluide Planung, empfohlen): Die Inhalte werden flexibel über den Zeitraum verteilt und die Soll-Tage bei Platzmangel anteilig angepasst. So werden möglichst alle Planaufgaben berücksichtigt. Die Planungsgrundlage selbst bleibt unverändert.
Soll-Dauern beibehalten (starre Planung): Die Soll-Dauern werden fest und am Stück eingeplant, ohne gekürzt oder auseinandergezogen zu werden. Was nicht passt, bleibt offen.
Planungstage: Wähle die Wochentage, an denen geplant werden darf.
Optionen: Hier steuerst du, ob bestehende Planung überschrieben wird und wie Ferien und Feiertage berücksichtigt werden.
Schritt 3: Prüfen
Du siehst eine Zusammenfassung deiner Angaben. Klicke auf „Entwurf vorbereiten“, um die Planung zu erstellen.
Planung exportieren?
Über „Exportieren“ kannst du die Planung als Excel-Datei herunterladen:
💡TIPP: Mit einem Klick auf die einzelnen Lernstationen haben Sie die Möglichkeit auf einen Blick zu sehen, welche Lerninhalte in dieser genau vermittelt werden sollen.
Planung manuell anpassen
Klicke in der Planungsübersicht auf „Bearbeiten“, um die Planung direkt im Kalender anzupassen:
Verschieben: Planungselemente und Lernstationen kannst du per Drag-and-Drop an eine andere Stelle ziehen.
Laufzeit ändern: Ziehe am Anfang oder Ende eines Eintrags, um Lernstationen und Planaufgaben zu verkürzen oder zu verlängern.
Massenbearbeitung: Bearbeite mehrere Einträge in einem Schritt gemeinsam.
Planung bereinigen: Bereinige die komplette Planung oder einen ausgewählten Zeitraum per Knopfdruck, zum Beispiel um Lücken oder Überschneidungen glattzuziehen.
Mit „Speichern“ übernimmst du deine Änderungen, mit „Beenden“ verlässt du den Bearbeitungsmodus.
FAQ
Wenn ich bei einer Planaufgabe mehrere Lernstationen hinterlege, wird meine Nachwuchskraft dann an allen eingesetzt?
Wenn ich bei einer Planaufgabe mehrere Lernstationen hinterlege, wird meine Nachwuchskraft dann an allen eingesetzt?
Nein, nicht unbedingt. Mehrere Lernstationen bei einer Planaufgabe sind eine Auswahl, keine Aufteilung. Die automatisierte Planung setzt die Nachwuchskraft für die gesamte Planaufgabe an einer der hinterlegten Lernstationen ein. Dabei bevorzugt sie die Lernstation mit der größeren Kapazität. Ist diese zum gewünschten Zeitpunkt schon belegt, plant die Automatik die Nachwuchskraft entweder an einer der anderen Lernstationen oder zu einem späteren Zeitpunkt an derselben Lernstation ein.
Wenn du sicherstellen möchtest, dass alle Lernstationen durchlaufen werden, lege für jede Lernstation eine eigene Planaufgabe an.