Die automatisierte Ausbildungsplanung von Talent2Go ermöglicht es Ihnen, zeitaufwändige Schritte der Ausbildungsplanung ihrer Auszubildenden zu automatisieren. So können Sie Ihren Zeitaufwand minimieren und Ressourcen effizienter nutzen.
❗️Wichtig: Um die automatisierte Ausbildungsplanung zu starten müssen Sie zunächst alle Auszubildenden mit ihren Daten und alle Lernstationen angelegt haben! Essentiell um die Planung anzustoßen sind dabei die Lernstationen und in den Personalakten der Auszubildenden die Punkte "Bundesland", "Starttermin zur Berechnung der Ausbildungsnachweise" und "Berufsschulmodell".
Um den vollständigen Leistungsumfang der automatisierten Ausbildungsplanung zu nutzen, empfehlen wir Ihnen außerdem auch die Abteilungen vollständig anzulegen und die Standorte zuzuteilen.
Sind alle Vorbereitungen getroffen können Sie mit der automatisierten Ausbildungsplanung beginnen. Diese gliedert sich in drei Schritte:
1. Lernstationen
Eine Lernstation kann unter dem vierten Menüpunkt "Ausbildungsplanung - Lernstationen" angelegt werden. Mit einem Klick auf das kleine Plus öffnet sich ein Fenster, in dem Name und Abkürzung der Lernstation, Verantwortliche/r der Lernstation, die maximale Anzahl Auszubildender, die Farbkennzeichnung und die Sperrzeiten eingegeben werden. Mit Sperrzeiten sind die Zeiträume gemeint, in denen der Lernstation kein Azubi zugeordnet sein soll. Dies kann zum Beispiel saisonabhängig sein, oder wenn ein/e Ausbilder/in oder der/die Verantwortliche/r für die Lernstation im Urlaub ist.
❗️Wichtig: Wird eine Sperrzeit nachträglich geändert muss die automatisierte Planung erneut angestoßen werden.
Schon bestehende Lernstationen können über das blaue Stiftsymbol am rechten Rand bearbeitet werden. Auch die Farbeinstellungen von beispielsweise Feiertagen oder Urlauben können individuell passend zum Unternehmen eingestellt werden.
2.1 Planungsgrundlage - Lernstationen
Im nächsten Schritt wird die Planungsgrundlage bearbeitet und unternehmensspezifisch personalisiert. Dafür wählen Sie einfach die in Ihrem Unternehmen vorhandenen Berufe aus, aktivieren den Änderungsmodus, benennen Ihre Planung und weisen den einzelnen Abschnitten ihre Lernstationen zu. So erstellen Sie Ihre unternehmensspezifische Planung.
Sie haben die Möglichkeit als Planungsgrundlage die sachliche und zeitliche Gliederung der IHK zu wählen und die Abschnitte den innerbetrieblichen Gegebenheiten anzupassen. Aktivieren Sie dafür, wie bei der Zuordnung der Lernstationen auch, einfach den Änderungsmodus. Am rechten Rand jedes Abschnittes finden Sie die Option diesen zu bearbeiten oder vollständig zu löschen.
Weiterhin können Sie auch Ihre ganz eigene Planung zusammenstellen. Klicken Sie dafür auf den Button oben rechts "Neuen Plan erstellen" und legen Sie die Abschnitte individuell an.
❗️Wichtig: Alle Abschnitte müssen mindestens einer Lernstation zugewiesen werden, andernfalls kann die automatisierte Ausbildungsplanung nicht gestartet werden!
2.2 Planungsgrundlage - Auszubildende
Sind alle Abschnitte den Lernstationen zugeordnet, müssen die Auszubildenden ausgewählt werden, für die die Planung angestoßen werden soll.
An dieser Stelle haben Sie auch die Möglichkeit die Auszubilden nach Standorten auszuwählen. Die automatisierte Planung kann entweder hier schon, wie im Video gezeigt, für die ausgewählten Azubis angestoßen werden, oder im nächsten Schritt in der Planungsübersicht.
💡TIPP: Auch wenn Sie eine/n Auszubildende/n nachträglich zu einer bereits vorhandenen Planung hinzufügen wollen, können Sie diesen hier manuell auswählen und die Planung speziell für diesen anstoßen.
Dafür wählen Sie einfach den/die Auszubildende/n aus und setzen den Haken bei Automatisierte Planung anstoßen.
Stoßen Sie die Planung erst in der Übersicht an, wird für alle Auszubildenden geplant, welche einem Beruf zugeordnet sind, bei dem in der Planungsgrundlage alle Lernstationen ausgewählt sind. Die Planung wird dann in der Planungsübersicht mit einem Klick auf den Button "Automatisierte Planung anstoßen/ändern" angestoßen. Das könnte beispielsweise so aussehen:
3. Planungsübersicht
In der Planungsübersicht haben Sie die Möglichkeit sich mit Hilfe der Filter nur bestimmte Auszubildende anzeigen zu lassen. Dies dient der Übersichtlichkeit und gefragte Informationen können schnell und effizient gesucht werden. Aktivieren Sie den Schalter Kalenderwochen, werden Ihnen in der Ansicht nicht mehr die einzelnen Tage, sondern nur noch die Wochen angezeigt.
Da wir im Beispiel in Punkt 2.2 die Planung für den/die Kaufmann/-frau für Büromanagement angestoßen haben, filtern wir auch in diesem Video die Auszubildenden dieses Berufes heraus.
In der Planungsübersicht gibt es außerdem die Möglichkeit, die Planung als Excel-Dokument zu exportieren. Der in dem Video gestartete Export ist nach Auszubildenden gegliedert und sähe so aus:
Es gibt weiterhin die Möglichkeit nach einzelnen Lernstationen zu exportieren. Das könnte beispielsweise so aussehen:
💡TIPP: Mit einem Klick auf die einzelnen Lernstationen haben Sie die Möglichkeit auf einen Blick zu sehen, welche Lerninhalte in dieser genau vermittelt werden sollen.