Unser Berichtsheft-Update bietet euch eine neue und verbesserte Nutzeroberfläche. In diesem Artikel erfährst du, wo du was findest, wofür „Übersicht“ und „Freigaben“ gedacht sind und wie du Berichte schnell prüfen kannst. So erkennst du Risiken früh und arbeitest deine Prüfungen ohne Umwege ab.
1. Wo finde ich das Berichtsheft?
Nach wie vor findest du im linken Hauptmenü findest du das Berichtsheft-Icon.
Mit einem Klick öffnet sich das Berichtsheft-Menü, ab sofort mit drei Einträgen:
Übersicht – Hier siehst du, ob alle Berichte vorhanden sind, ob Fristen eingehalten werden und wo es Rückstände oder Risiken gibt.
Freigaben – Hier findest du alle Berichte, die du oder dein Team jetzt prüfen, kommentieren, zurückgeben oder genehmigen könnt.
Vorlagen-Designer – hier passt du das Layout und die Inhalte eurer Berichtsheft-Vorlagen an, zum Beispiel Felder, Texte oder Logo (Add-on).
2. Die Berichtsheft-Übersicht: Alles auf einen Blick
In der Berichtsheft‑Übersicht siehst du, wo Prüfungen offen sind, Fristen reißen und Nachweise fehlen.
Oben kannst du nach Jahr, Beruf, Standort und Abteilung filtern. So schaust du dir zum Beispiel nur eine Filiale oder ein Ausbildungsjahr an.
Darunter liegt das Instrument Panel. Es zeigt dir auf einen Blick Zustand, Richtung und den nächsten sinnvollen Schritt.
Der 10‑Minuten‑Fokus fasst alles zu einem Score von 0–100 zusammen. Er kombiniert offene Freigaben, überfällige Prüfungen, Compliance‑Hinweise und Datenprobleme. Je höher der Wert, desto besser. Ein roter Bereich bedeutet: Du solltest heute kurz reinschauen und aufräumen.
Falsche Nummerierung zeigt Nachwuchskräfte, deren Berichte fehlende oder doppelte Berichtsnummern haben.
Fehlende Berichtszeiträume zeigt Nachwuchskräfte mit Wochen/Monaten, für die laut Berichtsfrequenz eigentlich schon ein Bericht angelegt sein müsste, aber keiner existiert.
Datenprobleme zeigen technische oder organisatorische Themen, zum Beispiel Berichte ohne freigabefähige Ausbilder‑Zuordnung. Steht hier „im Ziel“, habt ihr das angestrebte Niveau erreicht (z. B. 0 offene Datenprobleme).
Offene Freigaben, Ø Freigabealter und >30 Tage zeigen dir, wie viele Berichte aktuell auf Freigabe warten, wie lange sie im Schnitt liegen und wie viele davon deutlich überfällig sind.
Im Block Status heute siehst du, wie sich alle Berichte über die Status Entwurf, inhaltlich geprüft, Freigabe erforderlich, Korrektur erforderlich und Erledigt verteilen.
💡 Klicke auf den jeweiligen Status, um die untenstehende Tabelle nach diesem Status zu filtern.Bei wem hängt es? zeigt, bei welchen Personen besonders viele offene Freigaben liegen. So kannst du gezielt nachfragen und Engpässe auflösen.
💡 Klicke auf die kleine Sprechblase neben dem Namen der ausbildungsverantwortlichen Person, um diese direkt über den Communication-Hub zu informieren.
Alter offener Freigaben gruppiert deine offenen Prüfungen nach Altersklassen (z. B. 0–7 Tage, 8–30 Tage, 31–90 Tage, >90 Tage). So erkennst du, wie viele echte „Altlasten“ im System sind.
💡 Klicke auf die jeweilige Altersklasse, um die untenstehende Tabelle nach dieser zu filtern.
3. Die Berichtsheft-Freigaben: Berichte prüfen
Im Menüpunkt „Freigaben“ siehst du alle Berichte aufgelistet, die du oder dein Team bearbeiten sollt – sortiert nach Status.
Oben findest du Filter wie „Zu prüfen“, „Alle“, „Entwurf“, „An Ausbilder:in“, „Abgeschlossen“ und „Zurückgewiesen“. So blendest du mit einem Klick genau die Berichte ein, die du gerade brauchst. Darunter siehst du eine Tabelle mit Berichtsnummer, Nachwuchskraft, Zeitraum, Status, offenen Schritten und dem Datum der letzten Änderung. Rechts oben kannst du nach Namen oder Nummer suchen.
Wenn du mehrere Berichte nacheinander prüfen willst, klickst du oben rechts auf „Prüfen starten“.
Du landest direkt im ersten Bericht deiner Warteschlange. Oben erkennst du den Titel wie „Prüfung: Bericht #1“ und die zugehörige Nachwuchskraft. Der Hinweis „Geführter Modus — Berichte ohne Umwege abarbeiten“ bedeutet: Du gehst die offenen Berichte Schritt für Schritt durch, ohne jedes Mal zurück in die Liste zu müssen. Mit „Zurück“, „Weiter“ und „Beenden“ steuerst du den Ablauf.
In der Prüfansicht kannst du Kommentare direkt im Bericht hinterlassen, den Verlauf einsehen, Anhänge prüfen, den Bericht drucken oder – falls für dich freigegeben – bearbeiten. Am Ende entscheidest du:
Gibst du den Bericht zur Korrektur zurück, geht er mit deinen Hinweisen an die Nachwuchskraft zurück.
Genehmigst du den Bericht mit „Bericht genehmigen“, wird er digital signiert und für die Nachwuchskraft gesperrt.
3. Der Template-Designer (Add-on)
💡 Wenn ihr mehrere Vorlagen einsetzen wollt oder unsicher seid, welche Variante für euch sinnvoll ist, wende dich gern an deine:n Customer Success Manager:in. Ihr schaut dann gemeinsam, welche Einstellungen für euer Unternehmen passen.
4. Rollen und Rechte für das neue Berichtsheft
Die Umstellung auf das neue Berichtsheft ändert an euren bestehenden Rollen‑ und Rechte-Einstellungen grundsätzlich nichts. Wenn du hier nichts anpasst, verhalten sich die Rechte wie im alten Berichtsheft.
4.1 Berichtsheft-Rechte pro Rolle
Gehe zu Einstellungen → Rollen und Rechte und wähle eine Rolle (z. B. Ausbilder:in, HR).
Beim Eintrag „Berichtsheft“ stellst du ein, was diese Rolle tun darf:
„darf sehen und bearbeiten“ – volle Rechte: Berichte sehen, prüfen, kommentieren, zurückgeben und genehmigen.
„darf sehen“ – nur lesen: Berichte ansehen, aber keine Prüfung oder Änderungen durchführen.
„darf nur inhaltlich prüfen“ – Berichte prüfen und kommentieren, aber nicht final genehmigen.
„darf nicht sehen“ – kein Zugriff auf das Berichtsheft.
Diese Einstellung gilt sowohl für die Übersicht als auch für die Freigaben.
4.2 Rechte für den Vorlagen‑Designer (Add-on)
Wenn ihr das Berichtsheft‑Add-on mit Vorlagen‑Designer nutzt, gibt es zusätzlich zwei Rechte.
„Vorlagen‑Designer öffnen“ – steuert, wer den Menüpunkt überhaupt sieht und öffnen darf.
„Vorlagen bearbeiten & veröffentlichen“ – steuert, wer Vorlagen inhaltlich ändern und live schalten darf.
In den meisten Fällen reicht es, nur wenigen Personen (z. B. HR‑Admin) Zugriff auf das Bearbeiten und Veröffentlichen zu geben.
Wenn ihr den Vorlagen‑Designer nicht nutzt, kannst du dden Abshcnitt 4.2 ignorieren – alle anderen Berichtsheft-Rechte bleiben wie bisher.
5. Anpassen der Personalakte der Nachwuchskräfte
In der Personalakte jeder Nachwuchskraft legst du fest, wie das Berichtsheft für diese Person geführt wird.
Du findest die Einstellungen im Bereich „Vertrag“.
Dort kannst du u. a. sehen bzw. einstellen:
Ausbildungsnachweis‑Vorlage – welche Berichtsheft‑Vorlage genutzt wird
Ausbildungsnachweis‑Deckblatt – welches Deckblatt verwendet wird
Berichtsfrequenz – z. B. wöchentlich, monatlich oder quartalsweise
Starttermin für die Berechnung der Ausbildungsnachweise
In der Core‑Variante ist hier standardmäßig eure Standard‑Vorlage hinterlegt.
Du musst nichts anpassen, da ihr nur eine Vorlage verwendet, alles läuft wie bisher.
Wenn du für verschiedene Berufe, Standorte oder Zielgruppen unterschiedliche Vorlagen nutzen möchtest, brauchst du das Berichtsheft‑Add-on mit Vorlagen‑Designer. Damit kannst du mehrere Vorlagen anlegen und in der Personalakte jeweils die passende auswählen.
💡 Du kannst die Massenbearbeitung in der Übersicht nutzen, wenn du die Einstellung für mehrere Nachwuchskräfte gleichzeitig anlegen möchtest.
FAQ
Was bedeutet der 10‑Minuten‑Fokus?
Was bedeutet der 10‑Minuten‑Fokus?
Der 10‑Minuten‑Fokus ist ein Score von 0–100 und zeigt dir, wie „gesund“ eure Berichtshefte sind. Er kombiniert offene Freigaben, überfällige Prüfungen, Compliance‑Hinweise und Datenprobleme. Niedrige Werte bedeuten: Kurz reinschauen und aufräumen lohnt sich.
Was heißt „Fehlende Berichtszeiträume“ in der Übersicht?
Was heißt „Fehlende Berichtszeiträume“ in der Übersicht?
Hier siehst du Nachwuchskräfte, bei denen für bestimmte Wochen, Monate oder Quartale kein Bericht eingereicht wurde. Die Zählung passt sich der eingestellten Berichtsfrequenz an (wöchentlich, monatlich, quartalsweise).
Was bedeutet „im Ziel“ bei Datenproblemen?
Was bedeutet „im Ziel“ bei Datenproblemen?
„Im Ziel“ heißt: Ihr habt euren Zielwert erreicht, meistens 0 offene Datenprobleme. In diesem Bereich gibt es dann gerade nichts Dringendes zu tun.
Wie nutze ich „>30 Tage“ und „Alter offener Freigaben“ sinnvoll?
Wie nutze ich „>30 Tage“ und „Alter offener Freigaben“ sinnvoll?
„>30 Tage“ zeigt dir, wie viele Prüfungen deutlich über dem Ziel von 7 Tagen liegen. Im Feld „Alter offener Freigaben“ siehst du, wie viele dieser Fälle schon 31–90 Tage oder sogar länger offen sind. Filtere zuerst auf die ältesten Fälle und sprich die zuständigen Personen an.
Wo sehe ich, bei wem Berichte hängenbleiben?
Wo sehe ich, bei wem Berichte hängenbleiben?
Im Kasten „Bei wem hängt es?“ siehst du Personen mit vielen offenen Freigaben. So erkennst du schnell, bei wem du nachfragen oder unterstützen solltest.
💡 Klicke auf die kleine Sprechblase neben dem Namen der ausbildungsverantwortlichen Person, um diese direkt über den Communication-Hub zu informieren.
Was bedeuten die Zahlen im Bereich "Bei wem hängt es?"
Was bedeuten die Zahlen im Bereich "Bei wem hängt es?"
Die erste Zahl gibt die Anzahl der hängenden Berichte an während die zweite Zahl das Alter des ältesten Berichtes zeigt.
Bei Markus hängen in diesem Beispiel also 11 Berichte, wobei der älteste Bericht den Zeitraum von vor 73 Tagen bezieht.