Der neue Berichtsheft‑Bereich hilft dir als HR/Admin, offene Prüfungen, Fristverletzungen und fehlende Nachweise schneller zu erkennen. In diesem Artikel erfährst du, wo du die Übersicht und die Freigaben findest, was die einzelnen Kacheln bedeuten und wie du mit einem Klick in die Berichtstabelle springst, um Berichte gezielt zu prüfen.
Empfohlene Rollenrechte für HR/Admin
Dieser Artikel beschreibt die Berichtsheft‑Übersicht aus Sicht einer Rolle, die vollen Zugriff auf das Berichtsheft hat – in der Regel HR/Admin oder eine entsprechend berechtigte HR‑Rolle.
Damit du alle beschriebenen Funktionen in Übersicht und Freigaben sehen und nutzen kannst, sollten für die Rolle HR in den Unternehmenseinstellungen folgende Berechtigungen gesetzt sein:
Öffne Unternehmenseinstellungen → Rollen und Rechte.
Wähle die Rolle HR aus.
Stelle im Bereich Berichtsheft ein:
Berichtsheft: darf sehen und bearbeiten
Wenn ihr zusätzlich den Vorlagen‑Designer als Add‑on nutzt (auch in Berichtsheft only möglich), empfehlen wir:
Vorlagen‑Designer öffnen: darf sehen
Vorlagen bearbeiten & veröffentlichen: Erlaubt
Wo finde ich das Berichtsheft-Menü?
Im linken Hauptmenü findest du das Berichtsheft‑Icon.
Mit einem Klick öffnet sich das Berichtsheft‑Menü mit bis zu drei Einträgen:
Übersicht – hier siehst du, wo Berichte fehlen, wo Fristen reißen und wie viele Freigaben noch offen sind.
Freigaben – hier findest du alle Berichte, die du oder dein Team jetzt prüfen, kommentieren, zurückgeben oder genehmigen sollt.
Vorlagen‑Designer – dieser Eintrag erscheint, wenn ihr das Add‑on Vorlagen‑Designer gebucht habt. Hier erstellst und verwaltest du Berichtsheft‑Vorlagen und Deckblätter.
Tipp: Wie ihr mit den Vorlagen arbeitet und sie euren Nachwuchskräften zur Verfügung stellt, erklären wir euch in diesem Hilfeartikel:
👉 „Das neue Berichtsheft: Vorlagen im Vorlagen‑Designer nutzen“
💡 Hinweis:
Im Berichtsheft‑only Paket steht euch standardmäßig eine Berichtsheft‑Vorlage (Standardvorlage) und ein Standard‑Deckblatt zur Verfügung.
Wenn ihr mehrere unterschiedliche Vorlagen oder Deckblätter nutzen oder eigene Varianten im Vorlagen‑Designer erstellen möchtet, könnt ihr das Add‑on Vorlagen‑Designer zusätzlich buchen – auch, wenn ihr „nur“ Berichtsheft only nutzt, ein Upgrade auf die Core‑Version ist dafür nicht zwingend nötig. Bei Interesse meldet euch gern über den Chat bei unserem Customer‑Support‑Team.
Die Berichtsheft‑Übersicht: Alles auf einen Blick
Die Übersicht ist dein Dashboard für das Berichtsheft. Du siehst hier auf einen Blick:
wie viele Berichte offen sind
ob es formale Probleme gibt (z. B. fehlende Zuordnungen)
wie lange Prüfungen schon dauern
bei wem Freigaben „hängen“
Die Filterleiste
Ganz oben findest du die Filterleiste:
Jahr
Beruf
Standort
Abteilung
Diese Filter wirken auf alle Kennzahlen in der Übersicht. Rechts daneben befindet sich der Button „Tabelle öffnen“.
Ein Klick auf „Tabelle öffnen“ zeigt dir unten die Berichtstabelle mit allen passenden Berichten zu deinen aktuellen Filtern.
Dort kannst du Berichte durchsuchen, weiter filtern und direkt öffnen.
Das Instrument Panel
Unter den Filtern siehst du das Instrument Panel mit mehreren Kacheln.
Jede Kachel zeigt dir einen bestimmten Aspekt deines Prüfbestands. Sie helfen dir, schnell zu erkennen, wo Handlungsbedarf besteht:
Der 10‑Minuten‑Fokus fasst alles zu einem Score von 0–100 zusammen. Er kombiniert offene Freigaben, überfällige Prüfungen, Compliance‑Hinweise und Datenprobleme. Je höher der Wert, desto besser. Ein roter Bereich bedeutet: Du solltest heute kurz reinschauen und aufräumen.
Falsche Nummerierung zeigt Nachwuchskräfte, deren Berichte fehlende oder doppelte Berichtsnummern haben.
Fehlende Berichtszeiträume zeigt Nachwuchskräfte mit Wochen/Monaten, für die laut Berichtsfrequenz eigentlich schon ein Bericht angelegt sein müsste, aber keiner existiert.
Datenprobleme zeigen technische oder organisatorische Themen, zum Beispiel Berichte ohne freigabefähige Ausbilder‑Zuordnung. Steht hier „im Ziel“, habt ihr das angestrebte Niveau erreicht (z. B. 0 offene Datenprobleme).
Offene Freigaben, Ø Freigabealter und >30 Tage zeigen dir, wie viele Berichte aktuell auf Freigabe warten, wie lange sie im Schnitt liegen und wie viele davon deutlich überfällig sind.
Im Block Status heute siehst du, wie sich alle Berichte über die Status Entwurf, inhaltlich geprüft, Freigabe erforderlich, Korrektur erforderlich und Erledigt verteilen.
💡 Klicke auf den jeweiligen Status, um die untenstehende Tabelle nach diesem Status zu filtern.Bei wem hängt es? zeigt, bei welchen Personen besonders viele offene Freigaben liegen. So kannst du gezielt nachfragen und Engpässe auflösen.
💡 Klicke auf die kleine Sprechblase neben dem Namen der ausbildungsverantwortlichen Person, um diese direkt über den Communication-Hub zu informieren.
Alter offener Freigaben gruppiert deine offenen Prüfungen nach Altersklassen (z. B. 0–7 Tage, 8–30 Tage, 31–90 Tage, >90 Tage). So erkennst du, wie viele echte „Altlasten“ im System sind.
💡 Klicke auf die jeweilige Altersklasse, um die untenstehende Tabelle nach dieser zu filtern.
Die Berichtstabelle
Am unteren Rand der Übersichtsseite findest du die Berichtstabelle.
Sie zeigt alle Berichte, die zu deinen aktuellen Filtern passen (z. B. Jahr, Beruf, Standort, Filter aus dem Instrument Panel).
Typische Spalten sind:
Lfd. Nr. / Berichtsnummer
Nachwuchskraft
KW / Zeitraum
Status (z. B. Entwurf, Freigabe erforderlich, inhaltlich geprüft, erledigt)
Hinweise
Aktualisiert (Datum der letzten Änderung)
Von hier aus kannst du Berichte direkt öffnen, um sie einzusehen oder zu prüfen.
💡 Hinweis: Warum du nach dem Bericht in „Freigaben“ landest
Wenn du aus der Übersicht einen Bericht direkt aus der operativen Berichtsliste öffnest und anschließend über den Zurück‑Pfeil wieder herausgehst, wechselst du automatisch in den Bereich „Freigaben“.
Hintergrund: Sobald du in die Detailansicht eines Berichts gehst, bist du im Prüfkontext. Die Ansicht „Freigaben“ zeigt dir dann alle Berichte, die geprüft werden können – einschließlich des eben geöffneten Berichts.
Die Berichtsheft‑Freigabe: Berichte prüfen
Im Menüpunkt „Freigaben“ siehst du alle Berichte, die du oder dein Team prüfen sollt – sortiert nach Status.
Freigaben-Ansicht und Prüfwarteschlange
Oben auf der Seite steht „Berichte der Nachwuchskräfte“ und direkt darunter deine Prüfwarteschlange. Standardmäßig ist der Filter „Zu prüfen“ aktiv – du siehst also zuerst nur die Berichte, bei denen aktuell ein Prüfschritt offen ist. Über die Filterbuttons (z. B. Zu prüfen, Alle, Entwurf, Freigabe erforderlich, Inhaltlich geprüft, Erledigt, Korrektur erforderlich) kannst du die Ansicht mit einem Klick anpassen. Rechts oben hilft dir das Suchfeld, wenn du gezielt nach einer Person oder Berichtsnummer suchst.
In der Tabelle findest du für jeden Bericht u. a.:
die Berichtsnummer
die Nachwuchskraft
den Zeitraum (z. B. Kalenderwoche)
den Status
das Datum der letzten Aktualisierung
Oben rechts steht der Button „Prüfen starten“. Wenn du ihn klickst, arbeitest du die Berichte aus deiner aktuellen Prüfwarteschlange nacheinander im geführten Modus ab.
Geführter Prüfmodus („Prüfen starten“)
Nach einem Klick auf „Prüfen starten“ öffnet sich der erste Bericht deiner Warteschlange.
Rechts in der Kopfzeile findest du Navigations‑ und Aktionsbuttons, z. B.:
„Zurück“ und „Weiter“ – zum vorherigen bzw. nächsten Bericht in der Warteschlange
„Beenden“ – den geführten Modus verlassen und zurück zur Freigaben‑Liste
Kommentar / Verlauf / Anhänge – um Hinweise zu hinterlassen oder die Historie zu sehen
„Drucken“ – um den Bericht zu drucken oder als PDF zu speichern
„Bearbeiten“ – falls deine Rolle Berichte bearbeiten darf
„Zur Korrektur zurückgeben“ – der Bericht geht mit Kommentar zurück an die berichtende Person
„Bericht genehmigen“ – der Bericht wird digital genehmigt und signiert
Wie genau die Rechte verteilt sind (z. B. ein- oder zweistufiger Genehmigungsprozess), hängt von euren Rollen‑ und Rechte‑Einstellungen ab.
FAQ
Worin unterscheidet sich die Übersicht von den Freigaben?
Worin unterscheidet sich die Übersicht von den Freigaben?
Die Übersicht zeigt dir Kennzahlen, Risiken und Trends im Berichtsheft (z. B. offene Freigaben, lange liegende Prüfungen, Datenprobleme).
Der Bereich Freigaben zeigt dir die konkrete Liste der Berichte, die du oder dein Team jetzt prüfen und bearbeiten sollt. Aus diesem Bereich kannst du in den Prüfmodus starten.
Ich sehe im Menü keinen Vorlagen‑Designer. Woran liegt das?
Ich sehe im Menü keinen Vorlagen‑Designer. Woran liegt das?
Der Menüpunkt Vorlagen‑Designer ist nur sichtbar, wenn das gleichnamige Add‑on für euer Unternehmen gebucht ist und deine Rolle im Bereich Rollen & Rechte die Berechtigung „Vorlagen‑Designer öffnen – darf sehen“ hat.