1. Wo findest du die Einstellungen?

Die Einstellungen zu Prüf- und Freigabeprozessen nimmst du im Tab Berichtsheft der Unternehmenseinstellungen vor.

Öffne die Unternehmenseinstellungen.
Klicke oben auf den Tab Berichtsheft.
Im Abschnitt Berichtsheft siehst du die Bereiche:
- Prüfprozesse – legt fest, ob und wie ein Bericht vor der finalen Freigabe inhaltlich geprüft wird.
- Freigabeprozesse – legt fest, wer die finale Freigabe eines Berichts erteilen darf.

Die Einstellungen gelten unternehmensweit. Stimme Änderungen immer intern ab, bevor du sie speicherst.

2. Prüfprozesse: Wer prüft Berichte inhaltlich?

Im Abschnitt Prüfprozesse legst du fest, ob Berichte inhaltlich geprüft werden müssen – und falls ja, von wem. Du kannst hier eine von drei Optionen wählen.

2.1 Keine inhaltliche Prüfung

Wählst du „Keine inhaltliche Prüfung", passiert Folgendes:

Nachwuchskräfte reichen ihre Berichte ein.
Es wird keine inhaltliche Vorprüfung angefordert.
Der Bericht geht direkt in den Freigabeprozess.

Diese Einstellung eignet sich, wenn du die fachliche Prüfung an anderer Stelle abbildest oder bewusst darauf verzichtest.

2.2 Inhaltliche Prüfung über Lernstationen

Wählst du „Inhaltliche Prüfung über Lernstationen", läuft die Prüfung über die Lernstations-Zuordnung:

Eine inhaltliche Prüfung wird nur angefordert, wenn im Berichtszeitraum eine Lernstation mit verantwortlicher Person (LSV) hinterlegt ist.
Diese LSV erhält den Bericht zur inhaltlichen Prüfung.
Das passiert unabhängig davon, ob die LSV diese Nachwuchskraft sonst im Zuständigkeitsbereich hätte.

Damit nutzt du den klassischen Lernstations-Workflow: Die Lernstationsverantwortlichen prüfen die Berichte der Nachwuchskräfte, die in ihrer Lernstation eingeplant sind.

2.3 Inhaltliche Prüfung über Berechtigte

Bei „Inhaltliche Prüfung über Berechtigte" wählt die Nachwuchskraft beim Einreichen selbst eine geeignete Prüfperson aus.

So funktioniert es:

Nachwuchskräfte sehen beim Einreichen eine Auswahl von Personen mit Berichts-Prüfrecht.
Angezeigt werden nur Personen, die im Zuständigkeitsbereich für diese Nachwuchskraft liegen – z. B. durch Standort, Beruf oder Abteilung.
Personen, die nicht zum Zuständigkeitsbereich dieser Nachwuchskraft gehören, erscheinen nicht in der Liste und können auch nicht „manipuliert“ ausgewählt werden.

💡 Tipp: Ändert sich später das Zuständigkeitsbereich (z. B. weil eine Person neu einer passenden Abteilung zugeordnet wird), erscheint diese Person ab dem nächsten Öffnen des Einreichen-Dialogs automatisch in der Auswahl.

Diese Option ist ideal, wenn du flexibler mit Prüfer:innen arbeiten möchtest und nicht alles über Lernstationen steuern willst.

3. Freigabeprozesse: Wer erteilt die finale Freigabe?

Im Abschnitt Freigabeprozesse legst du fest, wer einen Bericht final freigeben darf. Hier stehen drei Optionen zur Auswahl.

3.1 Freigabe nur durch hinterlegte Ausbilder:in

Bei „Freigabe nur durch hinterlegte Ausbilder:in" gilt:

Standardmäßig gibt die der Nachwuchskraft zugeordnete Ausbilder:in in der Personalakte den Bericht final frei.
Zusätzlich können auch manuell zugeordnete berechtigte Personen freigeben.

Wichtig:

Hat der/die zugeordnete Ausbilder:in kein Freigaberecht (z. B. weil dieses entzogen wurde), kann sie nicht als Ziel für die finale Freigabe dienen.
In diesem Fall wird das Einreichen blockiert, damit kein neuer Bericht in einer Sackgasse landet.

3.2 Freigabe durch LSV

Bei „Freigabe durch LSV" übernehmen die Lernstationsverantwortlichen sowohl die inhaltliche Prüfung als auch die finale Freigabe.

Wichtig für diese Option:

Die zuständige LSV braucht sowohl das Prüfrecht als auch das Freigaberecht.
Hat sie nur ein Prüfrecht, ist die Route ungültig.
In diesem Fall ist das Einreichen nicht möglich, damit der Bericht nicht „im Nirwana“ landet.

3.3 Freigabe durch alle Berechtigte

Bei „Freigabe durch alle Berechtigte" können alle Personen, die das Berichtsrecht „sehen und bearbeiten" haben, sichtbare Berichte final freigeben.

Wichtig: Du kannst hier keine einzelne Person vorab auswählen. Die Benachrichtigung wird immer an alle Personen mit diesem Recht (gleicher Standort) gesendet.

Das bietet dir maximale Flexibilität, erfordert aber eine saubere Vergabe von Rechten, damit nicht zu viele Personen freigeben können.

4. Was sieht die Nachwuchskraft beim Einreichen des Berichtshefts?

Wenn eine Nachwuchskraft einen Bericht einreicht, öffnet sich ein Dialog mit zwei Auswahllisten:

Inhaltliche Prüfung
Finale Freigabe

4.1 Vorauswahl der Personen

Ist eine Lernstationsverantwortliche Person (LSV) hinterlegt, ist sie automatisch unter „Inhaltliche Prüfung" vorausgewählt.
Generisch berechtigte Prüfer:innen werden nicht automatisch vorausgewählt.
Bei der finalen Freigabe ist (falls vorhanden) nur die zugeordnete Ausbilder:in vorausgewählt, nicht automatisch alle berechtigten Personen.

4.2 Unabhängige Auswahl von Prüfung und Freigabe

Eine Person kann sowohl für die inhaltliche Prüfung als auch für die finale Freigabe berechtigt sein.
Diese Person kann daher in beiden Listen erscheinen.
Die beiden Auswahllisten sind unabhängig voneinander.
Wenn du jemanden bei „Finale Freigabe" abwählst, bleibt die Auswahl bei „Inhaltliche Prüfung" unverändert – und umgekehrt.

4.3 Hinweise bei Pflichtfeldern und fehlender Route

Fehlen Pflichtangaben im Bericht, erscheint ein Warnhinweis.
Die Nachwuchskraft kann trotzdem über den Button „Trotzdem absenden" fortfahren, wenn eine gültige Prüf-/Freigaberoute vorhanden ist.
Ist keine gültige Route zur finalen Freigabe vorhanden (z. B. weil niemand mit Freigaberecht verfügbar ist), wird der Button deaktiviert und zeigt „Einreichen nicht möglich".

Damit verhinderst du, dass Berichte „ins Leere“ eingereicht werden.

4.4 Prüfen & freigeben in einem Schritt

Darf dieselbe Person einen Bericht sowohl inhaltlich prüfen als auch final freigeben, gibt es eine Abkürzung:

Der Bericht zeigt bei dieser Person den Button „Prüfen & freigeben" statt „Inhaltlich prüfen".
Nach einem Klick ist der Bericht direkt abgeschlossen.
Im Hintergrund werden trotzdem beide Signaturen (Prüfung und Freigabe) dokumentiert.
Es wird keine zusätzliche Benachrichtigung „wartet auf finale Freigabe“ an dieselbe Person verschickt.

FAQ

Was passiert, wenn sich die Rechte einer bereits ausgewählten Prüf- oder Freigabeperson ändern, nachdem ein Bericht schon eingereicht wurde?

Der bereits eingereichte Bericht wird nicht automatisch umgeroutet. Er kann bei der betroffenen Person hängen bleiben. Neue Einreichungen mit dieser Person wären blockiert. Eine Ausnahme gilt beim finalen Freigabeschritt durch die Ausbilder:in: Hier können Admin oder Ausbilder:in einspringen und den Bericht final freigeben.

Was passiert, wenn eine LSV zwar Prüfrecht, aber kein Freigaberecht hat, obwohl der Workflow „Freigabe durch LSV" eingestellt ist?

Dann ist die Route ungültig:

Der Einreichen-Button ist deaktiviert.
Es wird „Einreichen nicht möglich" angezeigt.

So stellst du sicher, dass kein Bericht bei einer Person landet, die ihn nicht final freigeben darf. Hat die zuständige LSV sowohl Prüf- als auch Freigaberecht, kann sie den Bericht inhaltlich prüfen und anschließend – ggf. über „Prüfen & freigeben" – final freigeben.

Was ist Prüfrecht?

Mit dem Prüfrecht darfst du Ausbildungsnachweise von Nachwuchskräften einsehen, prüfen und kommentieren. Du kannst z. B. Änderungen vorschlagen oder einen Bericht ablehnen.
Du gibst damit eine fachliche Rückmeldung, aber noch keine finale Freigabe.

Um einen Bericht prüfen zu können, brauchst du das Recht "darf nur inhaltlich prüfen" oder "darf sehen und bearbeiten".

„darf sehen und bearbeiten“ – volle Rechte: Berichte sehen, prüfen, kommentieren, zurückgeben und genehmigen.

„darf sehen“ – nur lesen: Berichte ansehen, aber keine Prüfung oder Änderungen durchführen.

„darf nur inhaltlich prüfen“ – Berichte prüfen und kommentieren, aber nicht final genehmigen.

„darf nicht sehen“ – kein Zugriff auf das Berichtsheft.

Was ist Freigaberecht?

Mit dem Freigaberecht darfst du Berichte final freigeben.
Das bedeutet:

Der Ausbildungsnachweis gilt als offiziell freigegeben.
Er kann in der Regel nicht mehr von der Nachwuchskraft geändert werden.

Um einen Bericht prüfen zu können, brauchst du das Recht "darf sehen und bearbeiten"