1. Wo findest du die Einstellungen?
Die Einstellungen zu Prüf- und Freigabeprozessen nimmst du im Tab Berichtsheft der Unternehmenseinstellungen vor.
Öffne die Unternehmenseinstellungen.
Klicke oben auf den Tab Berichtsheft.
Im Abschnitt Berichtsheft siehst du die Bereiche:
Prüfprozesse – legt fest, ob und wie ein Bericht vor der finalen Freigabe inhaltlich geprüft wird.
Freigabeprozesse – legt fest, wer die finale Freigabe eines Berichts erteilen darf.
Die Einstellungen gelten unternehmensweit. Stimme Änderungen immer intern ab, bevor du sie speicherst.
2. Prüfprozesse: Wer prüft Berichte inhaltlich?
Im Abschnitt Prüfprozesse legst du fest, ob Berichte inhaltlich geprüft werden müssen – und falls ja, von wem. Du kannst hier eine von drei Optionen wählen.
2.1 Keine inhaltliche Prüfung
Wählst du „Keine inhaltliche Prüfung", passiert Folgendes:
Nachwuchskräfte reichen ihre Berichte ein.
Es wird keine inhaltliche Vorprüfung angefordert.
Der Bericht geht direkt in den Freigabeprozess.
Diese Einstellung eignet sich, wenn du die fachliche Prüfung an anderer Stelle abbildest oder bewusst darauf verzichtest.
2.2 Inhaltliche Prüfung über Berechtigte
Bei „Inhaltliche Prüfung über Berechtigte" wählt die Nachwuchskraft beim Einreichen selbst eine geeignete Prüfperson aus.
So funktioniert es:
Nachwuchskräfte sehen beim Einreichen eine Auswahl von Personen mit Berichts-Prüfrecht.
Angezeigt werden nur Personen, die im Zuständigkeitsbereich für diese Nachwuchskraft liegen – z. B. durch Standort, Beruf oder Abteilung.
Personen, die nicht zum Zuständigkeitsbereich dieser Nachwuchskraft gehören, erscheinen nicht in der Liste und können auch nicht „manipuliert“ ausgewählt werden.
💡 Tipp: Ändert sich später das Zuständigkeitsbereich (z. B. weil eine Person neu einer passenden Abteilung zugeordnet wird), erscheint diese Person ab dem nächsten Öffnen des Einreichen-Dialogs automatisch in der Auswahl.
Diese Option ist ideal, wenn du flexibler mit Prüfer:innen arbeiten möchtest und nicht alles über Lernstationen steuern willst.
3. Freigabeprozesse: Wer erteilt die finale Freigabe?
Im Abschnitt Freigabeprozesse legst du fest, wer einen Bericht final freigeben darf. Hier stehen drei Optionen zur Auswahl.
3.1 Freigabe nur durch hinterlegte Ausbilder:in
Bei „Freigabe nur durch hinterlegte Ausbilder:in" gilt:
Standardmäßig gibt die der Nachwuchskraft zugeordnete Ausbilder:in in der Personalakte den Bericht final frei.
Zusätzlich können auch manuell zugeordnete berechtigte Personen freigeben.
Wichtig:
Hat der/die zugeordnete Ausbilder:in kein Freigaberecht (z. B. weil dieses entzogen wurde), kann sie nicht als Ziel für die finale Freigabe dienen.
In diesem Fall wird das Einreichen blockiert, damit kein neuer Bericht in einer Sackgasse landet.
3.2 Freigabe durch alle Berechtigte
Bei „Freigabe durch alle Berechtigte" können alle Personen, die das Berichtsrecht „sehen und bearbeiten" haben, sichtbare Berichte final freigeben.
Wichtig: Du kannst hier keine einzelne Person vorab auswählen. Die Benachrichtigung wird immer an alle Personen mit diesem Recht (gleicher Standort) gesendet.
Das bietet dir maximale Flexibilität, erfordert aber eine saubere Vergabe von Rechten, damit nicht zu viele Personen freigeben können.
4. Was sieht die Nachwuchskraft beim Einreichen des Berichtshefts?
Wenn eine Nachwuchskraft einen Bericht einreicht, öffnet sich ein Dialog mit zwei Auswahllisten:
Inhaltliche Prüfung
Finale Freigabe
4.1 Vorauswahl der Personen
In beiden Feldern wählt die Nachwuchskraft selbst aus, wer prüfen und wer final freigeben soll.
Angezeigt werden nur Personen, die
das passende Berichts‑Prüfrecht bzw. Freigaberecht haben und
im Zuständigkeitsbereich der Nachwuchskraft liegen (z. B. gleicher Standort oder Beruf).
Personen ohne passende Rechte oder außerhalb dieses Zuständigkeitsbereichs werden nicht angezeigt.
4.2 Unabhängige Auswahl von Prüfung und Freigabe
Eine Person kann sowohl für die inhaltliche Prüfung als auch für die finale Freigabe berechtigt sein.
Diese Person kann deshalb in beiden Listen erscheinen.
Die beiden Auswahllisten sind unabhängig:
Wenn du jemanden bei „Finale Freigabe“ abwählst, bleibt die Auswahl bei „Inhaltliche Prüfung“ gleich – und umgekehrt.
4.3 Hinweise bei Pflichtfeldern und fehlender Route
Fehlen Pflichtangaben im Bericht, erscheint ein Warnhinweis.
Die Nachwuchskraft kann trotzdem über den Button „Trotzdem absenden“ fortfahren, wenn eine gültige Kombination aus Prüfung und Freigabe ausgewählt ist.
Ist keine gültige Kombination möglich (z. B. weil niemand mit Freigaberecht verfügbar ist), wird der Button deaktiviert und zeigt „Einreichen nicht möglich“.
So stellst du sicher, dass kein Bericht „ins Leere“ eingereicht wird.
4.4 Prüfen & freigeben in einem Schritt
Darf dieselbe Person einen Bericht sowohl inhaltlich prüfen als auch final freigeben, gibt es eine Abkürzung:
Der Bericht zeigt bei dieser Person den Button „Prüfen & freigeben“ statt „Inhaltlich prüfen“.
Nach einem Klick ist der Bericht direkt abgeschlossen.
Im Hintergrund werden trotzdem beide Schritte (Prüfung und Freigabe) dokumentiert.
Es wird keine zusätzliche Benachrichtigung „wartet auf finale Freigabe“ an dieselbe Person verschickt.
FAQ
Kann ich unterschiedliche Prüf- oder Freigabeprozesse pro Beruf oder Standort einstellen?
Kann ich unterschiedliche Prüf- oder Freigabeprozesse pro Beruf oder Standort einstellen?
Nein. Die gewählten Einstellungen für Prüfprozesse und Freigabeprozesse gelten immer für das gesamte Unternehmen. Unterschiede nach Standort oder Beruf kannst du nur über die Vergabe von Rechten und Zuständigkeitsbereichen abbilden.
Kann eine Nachwuchskraft jemanden auswählen, der/die gar nicht zuständig ist?
Kann eine Nachwuchskraft jemanden auswählen, der/die gar nicht zuständig ist?
Nein. Die Auswahllisten zeigen nur Personen, die
das passende Recht haben und
im Zuständigkeitsbereich der Nachwuchskraft liegen.
Beim Absenden prüft das System die Auswahl zusätzlich noch einmal serverseitig.
Was passiert, wenn eine ausgewählte Person später ihr Prüf- oder Freigaberecht verliert?
Was passiert, wenn eine ausgewählte Person später ihr Prüf- oder Freigaberecht verliert?
Der bereits eingereichte Bericht wird nicht automatisch umgeleitet.
Er kann bei dieser Person hängen bleiben.
Neue Einreichungen mit dieser Person sind aber blockiert.
In solchen Fällen sollte ein Admin die Rechte oder Zuständigkeiten anpassen.
Sieht die Nachwuchskraft, wer prüfen und wer freigeben wird?
Sieht die Nachwuchskraft, wer prüfen und wer freigeben wird?
Ja. Im Einreichen‑Dialog sieht die Nachwuchskraft klar:
welche Person für die inhaltliche Prüfung ausgewählt ist
und wer die finale Freigabe erhalten soll.