Fokus dieses Artikels:
„Darf als Ausbilder/in agieren“
„Darf als Lernstationsverantwortliche/r agieren“ (nur Vollversion)
Du erfährst, wie diese Rechte zusammen mit
den Unternehmenseinstellungen → Berichtsheft (Prüf- und Freigabeprozesse),
den Rollen / Rechten (Modulrecht „Berichtsheft“),
den Zuordnungen in der Personalakte und in Lernstationen und
den Standort-Einstellungen
steuern,
welche Nachwuchskräfte du siehst,
wer Berichte inhaltlich prüfen darf und
wer sie final freigeben kann.
1. Grundbegriffe
Damit die Logik klar ist, hilft dieses Bild:
Nachwuchskräfte
werden in der Personalakte gepflegt.
haben u. a. einen Standort und eine/n Ausbilder/in.
Ausbilder/in
ist in der Personalakte der Nachwuchskraft hinterlegt.
ist – je nach Freigabeprozess – für die finale Freigabe von Berichten zuständig.
Lernstationsverantwortliche/r (LSV) (nur Vollversion)
ist in einer Lernstation als verantwortliche Person hinterlegt.
kann – je nach Prüf- und Freigabeprozess –
die inhaltliche Prüfung durchführen und/oder
die finale Freigabe übernehmen.
Unternehmenseinstellungen → Berichtsheft
Prüfprozesse: regeln, ob und wer inhaltlich prüft.
Freigabeprozesse: regeln, wer final freigibt.
Unternehmenseinstellungen → Rollen / Rechte
Legen fest, welche Rolle welche Module (z. B. Berichtsheft, Auswertung, Personalakte usw.) sehen/bearbeiten darf.
Hier findest du auch die Spezialrechte
„Darf als Ausbilder/in agieren“
„Darf als Lernstationsverantwortliche/r agieren“.
2. Die Spezialrechte in der Rolle
Du findest die Rechte in den Unternehmenseinstellungen → Rollen / Rechte in den Standard-Rollen (z. B. „Ausbilder/in“) und deinen individuellen Rollen.
2.1 „Darf als Ausbilder/in agieren“
Standardrolle „Ausbilder/in“ (Vollversion und Berichtsheft-Only):
ja, Sichtbarkeit nur zugeordnete Nachwuchskräfte
ja, Sichtbarkeit alle Nachwuchskräfte
Die Option nein ist in der Standardrolle deaktiviert – die Rolle ist also immer eine Ausbilder-Rolle.
Bedeutung:
„nur zugeordnete Nachwuchskräfte“ — Du siehst in den relevanten Übersichten nur die Nachwuchskräfte, bei denen du in der Personalakte als Ausbilder/in hinterlegt bist.
„alle Nachwuchskräfte“ — Du kannst alle Nachwuchskräfte sehen – unabhängig davon, ob du als Ausbilder/in in der Personalakte eingetragen bist.
Ob du Berichte trotzdem freigeben darfst, hängt zusätzlich von den Freigabeprozessen und den Modulrechten im Berichtsheft ab (siehe Kapitel 5/6).
2.2 „Darf als Lernstationsverantwortliche/r agieren“ (nur Vollversion)
Mögliche Einstellungen:
nein
ja, Sichtbarkeit nur zugeordnete Nachwuchskräfte
ja, Sichtbarkeit alle Nachwuchskräfte
Bedeutung:
Das Recht steuert, ob eine Rolle als Lernstationsverantwortliche/r fungiert.
Sichtbarkeit „nur zugeordnete Nachwuchskräfte“ bedeutet typischerweise: du siehst die Nachwuchskräfte, die über Lernstationen mit dir als verantwortlicher Person verknüpft sind.
Sichtbarkeit „alle Nachwuchskräfte“: du kannst alle sehen (genau wie bei Ausbilder/in).
3. Zwangskombination & typische Konfigurationen
3.1 Zwangskombination: Beide Rechte „für alle Auszubildenden“
In der Vollversion gilt eine feste Systemregel:
Wenn „Darf als Ausbilder/in agieren“ auf „Sichtbarkeit alle Nachwuchskräfte“ steht, muss „Darf als Lernstationsverantwortliche/r agieren“ ebenfalls auf „Sichtbarkeit alle Nachwuchskräfte“ stehen.
Wenn du z. B. versuchst, Folgendes zu speichern:
Ausbilder/in: ja, Sichtbarkeit alle Nachwuchskräfte
LSV: nein oder ja, Sichtbarkeit nur zugeordnete Nachwuchskräfte
zeigt Talent2Go eine Fehlermeldung an, und die Kombination kann nicht gespeichert werden.
3.2 Drei sinnvolle Konfigurationen
In der Praxis haben sich drei Konfigurationen bewährt.
1) „Normale Ausbilder-Rolle“ (nur eigene Azubis, keine LSV-Aufgabe)
Ausbilder/in: ja, Sichtbarkeit nur zugeordnete Nachwuchskräfte
Lernstationsverantwortliche/r: nein
Wirkung:
Die Rolle sieht nur die Nachwuchskräfte, bei denen sie als Ausbilder/in in der Personalakte hinterlegt ist.
Keine zusätzliche Verantwortung als LSV.
2) „Ausbilder/in + LSV für eigene Azubis“
Ausbilder/in: ja, Sichtbarkeit nur zugeordnete Nachwuchskräfte
Lernstationsverantwortliche/r: ja, Sichtbarkeit nur zugeordnete Nachwuchskräfte
Wirkung:
Die Rolle sieht nur „eigene“ Nachwuchskräfte.
Für diese Nachwuchskräfte kann sie, je nach Berichtsheft-Einstellung,
inhaltlich prüfen (als LSV) und
final freigeben (als LSV und Ausbilder/in),
sofern das Modulrecht in den Unternehmenseinstellungen unter „Berichtsheft“ mindestens darf nur inhaltlich prüfen (für Prüfung) bzw. darf sehen und bearbeiten (für Freigabe) ist.
3) „Zentrale Ausbildungsleitung“ (global zuständig)
Ausbilder/in: ja, Sichtbarkeit alle Nachwuchskräfte
Lernstationsverantwortliche/r: ja, Sichtbarkeit alle Nachwuchskräfte
Wirkung:
Die Rollen können alle Nachwuchskräfte in der Übersicht sehen.
Je nach Zuordnung in Personalakte und Lernstation und je nach Modulrechten im Berichtsheft:
prüft sie Berichte inhaltlich und/oder
gibt sie Berichte final frei.
4. Sichtbarkeit von Nachwuchskräften in Übersichten
Die Einstellungen aus Kapitel 2 und 3 wirken sich u. a. auf diese Bereiche aus:
Nachwuchskräfte-Übersicht
Berichtsheft-Übersicht
ggf. weitere Listen, in denen Nachwuchskräfte angezeigt werden.
4.1 „Nur zugeordnete Nachwuchskräfte“
Beispiel: Rolle „Ausbilder/in“
„Darf als Ausbilder/in agieren“ = ja, Sichtbarkeit nur zugeordnete Nachwuchskräfte
Wirkung:
Du siehst in der Übersicht nur Nachwuchskräfte, bei denen du in der Personalakte als Ausbilder/in hinterlegt bist.
Nachwuchskräfte mit einer anderen Ausbilderin / einem anderen Ausbilder erscheinen nicht.
4.2 „Alle Nachwuchskräfte“
Beispiel: Rolle „Ausbilder/in“
„Darf als Ausbilder/in agieren“ = ja, Sichtbarkeit alle Nachwuchskräfte
Wirkung:
Du siehst grundsätzlich alle Nachwuchskräfte.
Das heißt aber nicht automatisch, dass du auch alle Berichte inhaltlich prüfen oder freigeben darfst – dafür sind zusätzlich die Bereiche Berichtsheft und Rollen und Rechte in den Unternehmenseinstellungen wichtig.
5. Auswertung / Beurteilungswesen
Für das Beurteilungswesen ist vor allem das Rollenrecht „Auswertung ansehen“ entscheidend.
5.1 Wenn „Auswertung ansehen“ erlaubt ist
Steht in deiner Rolle „Auswertung ansehen“ = erlaubt, kannst du in der Regel die Auswertungen zu allen Nachwuchskräften sehen – unabhängig von
Ausbilder-Zuordnung und
Stammdateneinschränkungen.
Ob eine bestimmte Person in der Auswertung erscheint, hängt zusätzlich davon ab, ob es für diese Person bereits Beurteilungen/Umfragen gibt.
5.2 Wie begrenzt du die Auswertungssicht?
Wenn nicht alle Rollen Zugriff auf alle Auswertungen haben sollen:
Lege eine individuelle Rolle für Personen mit globalen Auswertungsrechten an (z. B. „Ausbildungsleitung“).
In dieser Rolle: Auswertung ansehen = erlaubt.
In allen anderen Rollen: Auswertung ansehen = nicht erlaubt.
Wichtig: Stammdateneinschränkungen allein reichen nicht, um Auswertungen zu begrenzen. Entscheidend ist hier das Rollenrecht.
6. Berichtsheft: Sichtbarkeit, Prüfung & Freigabe
Hier greifen mehrere Ebenen ineinander:
Rollen / Rechte → Modulrecht „Berichtsheft“
Unternehmenseinstellungen → Berichtsheft (Prüfprozesse & Freigabeprozesse)
Zuordnungen in Personalakte (Ausbilder/in oder andere berechtigte Rollen) und Lernstation (LSV)
Nur wenn diese Ebenen zusammenpassen, funktioniert der Prüf- und Freigabeprozess so, wie du es erwartest.
6.1 Modulrecht „Berichtsheft“ in Rollen / Rechte
Für jede Rolle stellst du ein, was sie im Berichtsheft darf:
darf sehen und bearbeiten
darf sehen
darf nur inhaltlich prüfen
darf nicht sehen
Merke:
Nur mit „darf sehen und bearbeiten“ kann eine Rolle einen Bericht final freigeben (je nach Freigabeprozess).
Mit „darf nur inhaltlich prüfen“ (oder „darf sehen und bearbeiten“) kann eine Rolle an der inhaltlichen Prüfung teilnehmen.
Wenn eine Rolle nur „darf sehen“ hat, kann sie weder inhaltlich prüfen noch final freigeben.
6.2 Prüfprozesse in den Unternehmenseinstellungen
Unter Unternehmenseinstellungen → Berichtsheft → Prüfprozesse legst du fest, ob eine inhaltliche Prüfung stattfindet und wer dafür zuständig ist.
In der Vollversion stehen z. B. zur Auswahl:
1. Keine inhaltliche Prüfung
Nach dem Einreichen wird keine inhaltliche Prüfung angefordert.
Der Bericht geht direkt in den Freigabeprozess.
2. Inhaltliche Prüfung über Lernstationen
Eine inhaltliche Prüfung wird angefordert, wenn im Berichtszeitraum eine Lernstation mit verantwortlicher Person hinterlegt ist.
Prüfen können nur Personen, die
in der Lernstation als verantwortlich hinterlegt sind und
in ihrer Rolle Darf als Lernstationsverantwortliche/r agieren = ja haben und
im Modulrecht „Berichtsheft“ mindestens darf nur inhaltlich prüfen oder darf sehen und bearbeiten haben.
3. Inhaltliche Prüfung über Berechtigte
Nachwuchskräfte wählen beim Einreichen eine oder mehrere Personen mit Berichts-Prüfrecht aus.
Prüfen können nur Personen, die im Modulrecht „Berichtsheft“ darf nur inhaltlich prüfen oder darf sehen und bearbeiten haben.
Stehen mehrere Personen zur Auswahl, kann der/die Nachwuchskraft eine oder mehrere auswählen.
Nur die ausgewählten Personen erhalten eine Benachrichtigung, dass ein Bericht inhaltlich geprüft werden soll.
❗️Wichtig: Wenn du z. B. „Inhaltliche Prüfung über Lernstationen“ auswählst, aber die zuständige Rolle
kein Darf als Lernstationsverantwortliche/r agieren hat oder
beim Modulrecht „Berichtsheft“ nur darf sehen eingestellt ist,
kann niemand inhaltlich prüfen – der Prozess bleibt hängen.
6.3 Freigabeprozesse in den Unternehmenseinstellungen
Unter Unternehmenseinstellungen → Berichtsheft → Freigabeprozesse legst du fest, wer die finale Freigabe erteilen darf.
Typische Optionen (Vollversion):
1. Freigabe nur durch hinterlegte Ausbilder/in
Die finale Freigabe erfolgt durch
die in der Personalakte hinterlegte Ausbilderin / den hinterlegten Ausbilder oder
eine vom/von der Nachwuchskraft manuell zugeordnete berechtigte Person.
Voraussetzung: die jeweilige Rolle hat beim Modulrecht „Berichtsheft“ „darf sehen und bearbeiten“.
2. Freigabe durch LSV
Lernstationsverantwortliche übernehmen nach der inhaltlichen Prüfung auch die finale Freigabe.
Voraussetzung: Darf als Lernstationsverantwortliche/r agieren = ja und Modulrecht „Berichtsheft“ = darf sehen und bearbeiten.
3. Freigabe durch alle Berechtigte
Alle Rollen mit Modulrecht „Berichtsheft“ = „darf sehen und bearbeiten“ können sichtbare Berichte final freigeben – unabhängig von der Ausbilder-Zuordnung in der Personalakte.
Stehen mehrere Personen zur Auswahl, kann der/die Nachwuchskraft beim Einreichen eine oder mehrere Personen als Freigebende auswählen.
Nur die ausgewählten Personen erhalten eine Benachrichtigung, dass ein Bericht freigegeben werden soll.
6.4 Zusammenspiel: Unternehmenseinstellungen ↔ Rollenrechte
Die wichtigsten Regeln auf einen Blick:
Prüfprozesse greifen nur, wenn die betreffenden Rollen
das passende Spezialrecht (LSV oder generelles Prüfrecht) und
die passenden Modulrechte im Berichtsheft haben.
Freigabeprozesse greifen nur, wenn die Rollen, die freigeben sollen,
im Modulrecht „Berichtsheft“ „darf sehen und bearbeiten“ haben.
Die Einstellungen im Reiter Berichtsheft (Prüf- / Freigabeprozesse) und im Reiter Rollen / Rechte müssen zueinander passen, sonst siehst du zwar Berichte, kannst sie aber nicht prüfen oder freigeben.
6.5 Fall ohne Lernstation
Wenn eine Nachwuchskraft keiner Lernstation zugeordnet ist und du z. B. eingestellt hast:
Prüfprozesse: „Inhaltliche Prüfung über Lernstationen“
Freigabeprozesse: „Freigabe nur durch hinterlegte Ausbilder/in“
passiert Folgendes:
Es wird keine inhaltliche Prüfung angefordert, weil keine Lernstation vorhanden ist.
Der Bericht geht direkt in den Freigabeprozess.
Die Ausbilderin / der Ausbilder aus der Personalakte mit Modulrecht „darf sehen und bearbeiten“ kann den Bericht direkt freigeben.
6.6 Beispiel-Konfigurationen
a) Normale Ausbilder-Rolle (eigene Azubis, keine LSV-Aufgabe)
Ausbilder/in: ja, Sichtbarkeit nur zugeordnete Nachwuchskräfte
LSV: nein
Modulrecht „Berichtsheft“: darf sehen und bearbeiten
Prüfprozesse: „Inhaltliche Prüfung über Lernstationen“
Freigabeprozesse: „Freigabe nur durch hinterlegte Ausbilder/in“
Ergebnis:
Inhaltliche Prüfung: über die in der Lernstation hinterlegten Verantwortlichen (mit passenden Rechten).
Finale Freigabe: durch die Ausbilderin / den Ausbilder aus der Personalakte.
b) Ausbilder/in + LSV für eigene Azubis
Ausbilder/in: ja, Sichtbarkeit nur zugeordnete Nachwuchskräfte
LSV: ja, Sichtbarkeit nur zugeordnete Nachwuchskräfte
Modulrecht „Berichtsheft“: darf sehen und bearbeiten
Ergebnis:
Die gleichen Personen können für „eigene“ Nachwuchskräfte
inhaltlich prüfen und
final freigeben.
c) Zentrale Ausbildungsleitung (global)
(Individuelle Rolle, z. B. „Ausbildungsleitung“)
Ausbilder/in: ja, Sichtbarkeit alle Nachwuchskräfte
LSV: ja, Sichtbarkeit alle Nachwuchskräfte
Modulrecht „Berichtsheft“: darf sehen und bearbeiten
Ergebnis:
Rolle sieht alle Nachwuchskräfte und – je nach Prüf-/Freigabeprozess – auch alle Berichte.
Je nach Zuordnung in Personalakte und Lernstation kannst du
inhaltlich prüfen und/oder
final freigeben.
7. Häufige Stolperfallen & Checkliste
7.1 „Ausbilder/in sieht bestimmte Nachwuchskraft nicht in der Übersicht“
Prüfe der Reihe nach:
Personalakte
Bist du als Ausbilder/in in der Personalakte der Nachwuchskraft hinterlegt?
Rollen / Rechte – Spezialrecht
„Darf als Ausbilder/in agieren“ = ja, Sichtbarkeit nur zugeordnete Nachwuchskräfte → du siehst nur „deine“ Azubis.
„Darf als Ausbilder/in agieren“ = ja, Sichtbarkeit alle Nachwuchskräfte → du solltest alle sehen.
Stammdateneinschränkungen & Standort
Gibt es Stammdateneinschränkungen für deine Rolle / deinen Benutzer?
Bist du unter Stammdaten → Standorte dem Standort der Nachwuchskraft zugeordnet?
Der Standort der Nachwuchskraft wird in der Personalakte gepflegt. Wenn du diesem Standort nicht zugeordnet bist, kann deine Sicht eingeschränkt sein.
7.2 „LSV kann keinen Bericht inhaltlich prüfen“
Rollen / Rechte
Hat die Rolle Darf als Lernstationsverantwortliche/r agieren = ja?
Steht „Berichtsheft“ auf darf nur inhaltlich prüfen oder darf sehen und bearbeiten?
Lernstation
Ist die Person in der Lernstation als verantwortlich hinterlegt?
Unternehmenseinstellungen → Berichtsheft → Prüfprozesse
Steht der Prozess auf „Inhaltliche Prüfung über Lernstationen“ oder „Inhaltliche Prüfung über Berechtigte“ (je nach Szenario)?
Bestandsberichte vs. neue Berichte
Neue Rollen-/Prozess-Einstellungen gelten nicht rückwirkend für bereits eingereichte Berichte.
Reaktiviere den Bericht und lass ihn von der Nachwuchskraft erneut einreichen, damit der neue Prüfer greift.
Wenn danach immer noch nicht geprüft werden kann, sollte ein/e HR-Admin oder Admin die inhaltliche Prüfung einmalig übernehmen.
7.3 „Ausbilder/in kann Bericht nicht freigeben“
Unternehmenseinstellungen → Berichtsheft → Freigabeprozesse
Welche Option ist gewählt?
„Freigabe nur durch hinterlegte Ausbilder/in“
„Freigabe durch LSV“
„Freigabe durch alle Berechtigte“
Rollen / Rechte – Modulrecht Berichtsheft
Hat die Rolle beim Berichtsheft „darf sehen und bearbeiten“?
Zuordnung in der Personalakte (falls „Freigabe nur durch hinterlegte Ausbilder/in“)
Bist du als Ausbilder/in in der Personalakte hinterlegt?
Inhaltliche Prüfung
Wurde – falls konfiguriert – die inhaltliche Prüfung bereits abgeschlossen?
Bestandsberichte
Auch hier: neue Einstellungen gelten nicht rückwirkend.
Reaktiviere den Bericht und lass ihn erneut einreichen.
Wenn es trotzdem nicht klappt, kann ein/e HR-Admin oder Admin die Freigabe ausnahmsweise selbst durchführen.
7.4 „Person sieht alle Auswertungen, soll das aber nicht“
Hat die Rolle Auswertung ansehen = erlaubt?
Wenn ja: Erstelle eine individuelle Rolle für Personen, die alle Auswertungen sehen dürfen, und nimm das Recht in allen anderen Rollen heraus.
Verlass dich hier nicht auf Stammdateneinschränkungen – für die Auswertung ist das Rollenrecht entscheidend.
8. Besonderheit: Berichtsheft-Only-Mandanten
In Berichtsheft-Only-Mandanten ist der Umfang reduziert, aber die Logik der Rechte bleibt ähnlich.
8.1 Rollen & Spezialrecht „Darf als Ausbilder/in agieren“
Es gibt typischerweise die Standardrollen:
HR
Ausbilder/in
Geschäftsführung
In den Rollen/Rechten steht nur das Spezialrecht „Darf als Ausbilder/in agieren“ mit den Optionen
ja, Sichtbarkeit nur zugeordnete Nachwuchskräfte
ja, Sichtbarkeit alle Nachwuchskräfte.
Eine eigene LSV-Rolle gibt es hier nicht.
8.2 Prüfprozesse in Berichtsheft-Only
Unter Unternehmenseinstellungen → Berichtsheft → Prüfprozesse stehen meist zur Auswahl:
Keine inhaltliche Prüfung
Inhaltliche Prüfung über Berechtigte
Bei „Inhaltliche Prüfung über Berechtigte“ gilt analog zur Vollversion:
Nachwuchskräfte wählen beim Einreichen eine oder mehrere Personen mit Berichts-Prüfrecht (darf nur inhaltlich prüfen oder darf sehen und bearbeiten).
Nur die ausgewählten Personen erhalten eine Benachrichtigung zur inhaltlichen Prüfung.
8.3 Freigabeprozesse in Berichtsheft-Only
Unter Unternehmenseinstellungen → Berichtsheft → Freigabeprozesse kannst du wählen zwischen:
Freigabe nur durch hinterlegte Ausbilder/in
Freigabe durch alle Berechtigte
Bei „Freigabe nur durch hinterlegte Ausbilder/in“:
Nur die Ausbilderin / der Ausbilder aus der Personalakte mit Modulrecht „darf sehen und bearbeiten“ kann final freigeben.
Bei „Freigabe durch alle Berechtigte“:
Alle Rollen mit Modulrecht „Berichtsheft: darf sehen und bearbeiten“ dürfen sichtbare Berichte freigeben.
Mit diesen Regeln kannst du Rollen, Prüfprozesse und Freigabeprozesse so kombinieren, dass
Ausbilder/innen nur „ihre“ Nachwuchskräfte sehen und freigeben,
zentrale Rollen (z. B. Ausbildungsleitung) mandantenweit die Übersicht behalten und
klar ist, wer im Berichtsheft inhaltlich prüft und wer final freigibt – sowohl in der Vollversion als auch im Berichtsheft-Only-Modus.