Bei minderjährigen Nachwuchskräften muss es die Möglichkeit geben, dass gesetzliche Vertreter:innen die Berichte einsehen und bestätigen können. Talent2Go stellt dir dafür drei Varianten zur Verfügung. In diesem Artikel erfährst du, worin sich die Optionen unterscheiden und wie du sie aktivieren kannst.
Sichtvermerk bei Minderjährigen
Im Bereich „Sichtvermerk bei Minderjährigen“ legst du fest, ob und wie gesetzliche Vertreter im Bericht erwähnt werden. Du hast drei Optionen zur Auswahl.
1. Kein Sichtvermerk
Im Bericht wird kein zusätzlicher Sichtvermerk für gesetzliche Vertreter angezeigt.
Es gibt für minderjährige Nachwuchskräfte keinen Extra-Schritt im Zusammenhang mit dem gesetzlichen Vertreter.
Diese Einstellung eignet sich, wenn ihr den Kontakt mit gesetzlichen Vertretern außerhalb von Talent2Go organisiert.
2. Automatischer Sichtvermerk
Bei „Automatischer Sichtvermerk“ ergänzt Talent2Go den Hinweis für den gesetzlichen Vertreter von selbst.
So funktioniert es:
Beim Einreichen prüft das System, ob in der Personalakte der Nachwuchskraft
das Geburtsdatum gepflegt ist und
ein gesetzlicher Vertreter hinterlegt ist.
Ist die Nachwuchskraft minderjährig und sind beide Angaben vorhanden, wird der Sichtvermerk automatisch im Bericht angezeigt.
Die Nachwuchskraft muss dafür nichts extra anklicken.
Diese Option ist ideal, wenn du möchtest, dass Nachwuchskräfte den Sichtvermerk bewusst setzen und damit aktiv dokumentieren, dass der gesetzliche Vertreter eingebunden ist.
Damit das funktioniert, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein: In der Personalakte der minderjährigen Nachwuchskraft müssen das Geburtsdatum und die Angaben zu den gesetzlichen Vertreter:innen gepflegt sein.
3. Sichtvermerk per Checkbox
Bei „Sichtvermerk per Checkbox“ bestätigst du aktiv, dass der gesetzliche Vertreter informiert wurde.
Im Einreichen-Dialog siehst du eine Checkbox, mit der du bestätigst, dass der gesetzliche Vertreter den Bericht gesehen hat.
Zusätzlich müssen – wie beim automatischen Sichtvermerk – Geburtsdatum und gesetzlicher Vertreter in der Personalakte der Nachwuchskraft gepflegt sein.
Erst wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind und die Checkbox gesetzt ist, kann der Bericht eingereicht bzw. abgeschlossen werden.
Des Weiteren muss eine Abstimmung mit den hinterlegten Vertreter:innen erfolgt sein, in der klar kommuniziert wurde, dass alle Berichte automatisch den Sichtvermerk erhalten.
Auf einen Blick 👀
Variante 1 – Kein Sichtvermerk
Du regelst die Zustimmung der Erziehungsberechtigten außerhalb von Talent2Go. Im Bericht erscheint kein extra Hinweis.
Variante 2 – Automatischer Sichtvermerk
Geburtsdatum und gesetzliche Vertretung sind in der Personalakte gepflegt. Ist die Nachwuchskraft minderjährig, setzt Talent2Go den Sichtvermerk automatisch.
Variante 3 – Sichtvermerk per Checkbox
Die Nachwuchskraft spricht den Bericht mit den Erziehungsberechtigten durch und setzt dann beim Einreichen die Checkbox, um den Sichtvermerk zu bestätigen.
FAQ
Was passiert, wenn Angaben der gesetzlichen Vertreter:innen nicht vollständig hinterlegt sind?
Was passiert, wenn Angaben der gesetzlichen Vertreter:innen nicht vollständig hinterlegt sind?
Der Sichtvermerk funktioniert nur, wenn in der Personalakte der minderjährigen Nachwuchskraft sowohl das Geburtsdatum als auch die Daten der gesetzlichen Vertreter:innen vollständig gepflegt sind. Fehlen Informationen, können die Sichtvermerke nicht korrekt gesetzt werden.
Kann ich zwischen den 3 Varianten wechseln?
Kann ich zwischen den 3 Varianten wechseln?
Ja. Du kannst die Variante jederzeit in den Unternehmenseinstellungen ändern. Achte dabei darauf, dass die Voraussetzungen (Geburtsdatum und Angaben zu den gesetzlichen Vertreter:innen) vollständig hinterlegt sind.
Was passiert, wenn kein Geburtsdatum hinterlegt ist?
Was passiert, wenn kein Geburtsdatum hinterlegt ist?
Dann kann Talent2Go nicht erkennen, ob die Person minderjährig ist.
Beim automatischen Sichtvermerk funktioniert der Automatismus nicht.
Beim Checkbox-Sichtvermerk musst du zusätzlich sicherstellen, dass die Daten nachgepflegt werden.
Was passiert mit dem Sichtvermerk, wenn die Nachwuchskraft volljährig wird?
Was passiert mit dem Sichtvermerk, wenn die Nachwuchskraft volljährig wird?
Ab dem Zeitpunkt, an dem die Person im System volljährig ist, greift die Einstellung für „minderjährig“ nicht mehr. Neue Berichte werden dann ohne Sichtvermerk-Pflicht eingereicht.
Welche Variante passt am besten zu uns?
Welche Variante passt am besten zu uns?
Kein Sichtvermerk – ihr regelt alles außerhalb von Talent2Go.
Automatisch – ihr pflegt Stammdaten sauber und wollt so wenig Aufwand wie möglich.
Checkbox – ihr wollt pro Bericht eine aktive Bestätigung durch die Nachwuchskraft.