Eine gut durchdachte Planungsgrundlage ist der Schlüssel zu einer zuverlässigen Ausbildungsplanung. Hier findest du bewährte Tipps, damit deine Planung realistisch bleibt und auch bei Änderungen gut funktioniert.
Puffer einplanen
Die Soll-Dauern aller Planaufgaben in der Planungsgrundlage dürfen pro Ausbildungsjahr zusammen höchstens 52 Wochen ergeben. Wir empfehlen dir aber, nur rund 60 % der Wochen zu verplanen, also etwa 31 von 52 Wochen.
Denn nicht jede Woche steht für Lernstationen zur Verfügung. Berücksichtige vor allem:
Urlaub: gesetzlich mindestens 4 Wochen, häufig 6 Wochen pro Jahr.
Berufsschule: vor allem Blockunterricht.
Überbetriebliche Ausbildungsphasen.
Kurzfristige Änderungen: zum Beispiel Krankheit oder geänderte Abläufe.
Mit ausreichend Puffer bleibt deine Planung flexibel, und die automatisierte Planung kann alle Planaufgaben zuverlässig einplanen.
Urlaub und Berufsschule rechtzeitig hinterlegen
Während der Berufsschultage und während Urlaubszeiten, die in der Personalakte hinterlegt sind, plant die automatisierte Planung keine Lernstationen ein. So kollidieren Lernphasen nicht mit Abwesenheiten.
Trage Urlaub und Berufsschulmodell deshalb möglichst vor der Planung in der Personalakte der Nachwuchskräfte ein.
💡 Gut zu wissen: Änderungen, die du nachträglich einträgst, führen nicht automatisch zu einer neuen Planung. Das gilt für Urlaub und Blockunterricht in der Personalakte genauso wie für Sperrzeiten einer Lernstation. Passe die Planung in diesen Fällen manuell in der Planungsübersicht an, oder stoße die automatisierte Planung erneut an.
Umgang mit Ausbildungsverkürzungen
Steht eine Verkürzung der Ausbildung fest, zum Beispiel wegen Abitur, trägst du sie in der Personalakte der Nachwuchskraft ein: unter „Verkürzung“ die Dauer und unter „Verkürzt ab“ den Zeitpunkt. Das Ausbildungsende rückt dadurch automatisch nach vorn, und die automatisierte Planung plant nicht über das neue Ende hinaus. Wie sie mit den Inhalten umgeht, hängt vom gewählten Planungsmodus ab:
„Soll-Dauern beibehalten“ (starr): Die Planung wird am neuen Ende abgeschnitten. Was nicht mehr passt, bleibt als offene Soll-Tage stehen. Das siehst du in der Ergebnisübersicht.
„An Zeitraum anpassen“ (fluid): Die Soll-Dauern werden vorab anteilig gekürzt, damit alles bis zum neuen Ende passt. Welche Planaufgaben gekürzt wurden, wird dabei nicht angezeigt.
💡 Tipp: Sollen bestimmte Inhalte trotz Verkürzung vollständig eingeplant werden, nutze eine angepasste Planungsgrundlage, zum Beispiel ein Duplikat mit angepassten Soll-Dauern.
👉 Mehr zu den Planungsmodi erfährst du im Hilfeartikel Die automatisierte Ausbildungsplanung.
FAQ
Wie viele Wochen sollte ich pro Ausbildungsjahr verplanen?
Wie viele Wochen sollte ich pro Ausbildungsjahr verplanen?
Erlaubt sind maximal 52 Wochen. Wir empfehlen dir aber, höchstens 60 % zu verplanen, also rund 31 Wochen. So bleibt Puffer für Urlaub, Abwesenheiten und kurzfristige Änderungen.
Warum bleiben nach der automatisierten Planung Soll-Tage offen?
Warum bleiben nach der automatisierten Planung Soll-Tage offen?
Im gewählten Zeitraum gibt es nicht genügend freie Planungstage, zum Beispiel wegen Urlaub, Berufsschule oder ausgelasteter Lernstationen. Plane mehr Puffer ein, oder nutze bei der automatisierten Planung den Modus „An Zeitraum anpassen“.
Ich habe nachträglich Urlaub eingetragen. Wird die Planung automatisch angepasst?
Ich habe nachträglich Urlaub eingetragen. Wird die Planung automatisch angepasst?
Nein. Passe die Planung manuell in der Planungsübersicht an, oder starte die automatisierte Planung erneut.
Werden Ferien und Feiertage bei der Planung berücksichtigt?
Werden Ferien und Feiertage bei der Planung berücksichtigt?
Das legst du beim Start der automatisierten Planung fest. Unter „Optionen“ kannst du „Ferien ignorieren“ und „Standort-Feiertage verwenden“ ein- oder ausschalten.