Die Planungsgrundlage stellt die Basis der Ausbildungsplanung dar. Sie legt fest, welche Inhalte deine Nachwuchskräfte wann, wie lange und an welcher Lernstation lernen. Je sorgfältiger du sie aufbaust, desto besser funktioniert später die automatisierte Planung.

Deine Planungsgrundlagen findest du in der linken Menüleiste unter Ausbildungsplanung → Planungsgrundlagen. Wähle oben zuerst den Beruf und dann die gewünschte Planungsgrundlage aus.

Im Kopfbereich siehst du anschließend den Namen der Planungsgrundlage, den Beruf, die Standorte und wie viele Nachwuchskräfte ihr zugewiesen sind.

Darunter ist die Planungsgrundlage in Abschnitte gegliedert, zum Beispiel nach Ausbildungsjahren oder Wahlqualifikationen. Jeder Abschnitt enthält Planaufgaben. Eine Planaufgabe beschreibt, welche Inhalte in welchem Zeitraum, wie lange und an welcher Lernstation vermittelt werden.

Für eine neue Planungsgrundlage hast du drei Möglichkeiten.

Für viele gängige Berufe steht dir die sachliche und zeitliche Gliederung der IHK als Vorlage zur Verfügung. Die Vorlage selbst kannst du nicht verändern, du kannst aber eine eigene Kopie davon anlegen und diese individuell anpassen.

Du hast jetzt eine eigene Planungsgrundlage, die du unabhängig von der IHK-Vorlage bearbeiten kannst.

Hast du schon eine passende Planungsgrundlage, nutze sie als Vorlage. Das ist besonders praktisch, wenn du Varianten brauchst, zum Beispiel für einen anderen Standort oder andere Wahlqualifikationen. Das Duplizieren funktioniert auch für einen anderen Beruf.

Die Kopie übernimmt die zugeordneten Lernstationen. Du kannst sie danach unabhängig vom Original anpassen.

Falls keine zeitliche und sachliche Gliederung für einen Beruf existiert oder du einfach ganz von vorn beginnen möchtest, legst du eine leere Planungsgrundlage an.

Die Planungsgrundlage wird als leerer Entwurf angelegt. Über „Planungsgrundlage bearbeiten" kannst du sie nun Schritt für Schritt bearbeiten und mit Inhalten füllen.

👉 Wie du eine Planungsgrundlage einem oder mehreren Standorten zuweist, erfährst du im Hilfeartikel Standorte für Lernstationen und Planungsgrundlagen festlegen.

Klicke oben rechts auf „Planungsgrundlage bearbeiten“. Du befindest dich dann im Bearbeitungsmodus.

Name, Beschreibung und Standorte änderst du über „Stammdaten bearbeiten“. Den Beruf kannst du nachträglich nicht mehr ändern.

Kleine Änderungen machst du direkt in der Übersicht. Trage Von Monat, Bis Monat und Soll-Dauer in die Felder ein, oder füge über „Lernstation hinzufügen …“ eine Lernstation hinzu. Die Reihenfolge der Planaufgaben änderst du per Drag & Drop. Halte dazu die sechs Punkte links neben der Planaufgabe gedrückt und ziehe sie an die neue Stelle.

Alle Einstellungen einer Planaufgabe öffnest du über „Bearbeiten“ rechts neben der Planaufgabe.

Im Fenster „Details zur Planaufgabe“ legst du fest:

Klicke anschließend auf „In Entwurf übernehmen“. Über „Planaufgabe entfernen“ löschst du die Planaufgabe.

💡 Die Unterscheidung zwischen Pflicht und Optional siehst du später auch im Ausbildungsplan der Nachwuchskraft. Dort wird der Fortschritt für beide getrennt angezeigt.

Alle Änderungen landen zuerst in einem Entwurf. Unten links siehst du dann „Ungespeicherte Änderungen“.

❗️ Wichtig: Erst nach dem Speichern gelten die Änderungen auch für die Planung deiner Nachwuchskräfte.

Damit die automatisierte Planung weiß, wo deine Nachwuchskräfte die Inhalte lernen, weist du jeder Planaufgabe mindestens eine Lernstation zu.

❗️ Wichtig: Fehlt bei einer Planaufgabe die Lernstation, zeigt die Planprüfung einen Fehler an. Solange dieser Fehler besteht, kannst du die automatisierte Planung nicht starten.

Du kannst einer Planaufgabe auch mehrere Lernstationen zuweisen. Das ist eine Auswahl, keine Aufteilung. Die automatisierte Planung setzt die Nachwuchskraft in der Regel komplett an einer dieser Lernstationen ein. Soll die Nachwuchskraft mehrere Lernstationen durchlaufen, gehe auf Nummer sicher und lege für jede Lernstation eine eigene Planaufgabe an.

Oben in der Planungsgrundlage zeigt dir die Planprüfung, ob alles vollständig ist:

Über „Details anzeigen“ siehst du alle Fehler und den betroffenen Abschnitt. Auch beim Abschnitt selbst und bei der Planaufgabe ist der Fehler rot markiert. Mit den Filtern „Fehler“ und „Ohne Lernstation“ findest du betroffene Planaufgaben schnell. Über die Suche findest du gezielt Abschnitte, Planaufgaben oder Kompetenzen.

Rechts in der Planprüfung siehst du unter „Belegung nach Ausbildungsjahr“, wie viele Wochen pro Ausbildungsjahr verplant sind. Die Soll-Dauern aller Planaufgaben dürfen pro Ausbildungsjahr zusammen höchstens 52 Wochen ergeben.

💡 Unsere Empfehlung: Verplane pro Ausbildungsjahr höchstens 60 % der Wochen, also rund 31 von 52 Wochen. So bleibt genug Puffer für Urlaub, Abwesenheiten und kurzfristige Änderungen, und die Planung bleibt flexibel.

👉 Weitere Tipps findest du im Hilfeartikel Tipps für eine realistische Planungsgrundlage.

Ist deine Planungsgrundlage vollständig, weist du sie deinen Nachwuchskräften zu. Klicke dazu oben rechts auf „Zuweisen“.

Die Zuweisung erfolgt in drei Schritten:

Hier legst du fest, was künftig automatisch gelten soll:

Klicke anschließend auf „Prüfen“.

Du siehst eine Übersicht deiner Änderungen: wie viele Nachwuchskräfte neu zugewiesen, gewechselt, entfernt oder unverändert sind. Erst mit „Zuweisung speichern“ werden die Änderungen übernommen.

💡 Tipp: Möchtest du später eine weitere Nachwuchskraft hinzufügen, klicke einfach erneut auf „Zuweisen“. Die bisherigen Zuordnungen bleiben vorausgewählt, du ergänzt nur die neue Nachwuchskraft.

👉 Wie es nach der erfolgreichen Erstellung einer Planungsgrundlage mit der Umsetzung weitergeht, erfährst du im Hilfeartikel Die automatisierte Ausbildungsplanung.

Eine gut aufgebaute Planungsgrundlage ist die halbe Planung. Wenn du dir einmal die Zeit nimmst, sie sauber anzulegen, kannst du sie für weitere Standorte, Berufe und Jahrgänge immer wieder nutzen und musst später nur noch Kleinigkeiten anpassen.