Beim zweistufigen Genehmigungsprozess werden Ausbildungsnachweise zuerst inhaltlich geprüft und danach final genehmigt und signiert. An einem Beispiel mit den Rollen Ausbilder:in (inhaltliche Prüfung) und HR (finale Genehmigung) zeigen wir dir, wie das in Talent2Go umgesetzt wird. Du kannst dieses Prinzip auch auf andere Rollen übertragen, solange die Rollen & Rechte entsprechend eingestellt sind.
Wofür ist der zweistufige Genehmigungsprozess gedacht?
Im Berichtsheft only‑Abo kannst du Berichte entweder einstufig oder zweistufig freigeben:
einstufig: eine Person (z. B. Ausbilder:in) prüft und genehmigt den Bericht allein.
zweistufig: eine Person prüft den Bericht inhaltlich, eine zweite Person genehmigt abschließend.
Der zweistufige Prozess wird häufig genutzt, wenn
Ausbilder:innen den Bericht fachlich bewerten sollen und
eine zentrale Stelle (z. B. HR) die formale Freigabe für die IHK oder interne Vorgaben übernimmt.
So trennst du fachliche Verantwortung und formale Genehmigung klar voneinander.
Voraussetzungen: Rollen & Rechte im Bereich Berichtsheft
Damit der zweistufige Prozess funktioniert, müssen im Rollen- und Rechtemanagement die richtigen Berechtigungen gesetzt sein. In unserem Beispiel verwenden wir die Rollen Ausbilder:in und HR:
Ausbilder:in
Beim Bereich Berichtsheft: Berechtigung auf „darf nur inhaltlich prüfen“
Zugriff nur auf die zugeordneten Nachwuchskräfte
HR
Beim Bereich Berichtsheft: Berechtigung auf „darf sehen und bearbeiten“
Kann Berichte final genehmigen und signieren
Diese Einstellungen sind Vorschläge und können von dir an die Struktur deines Unternehmens angepasst werden. Wichtig ist nur:
eine Rolle hat das Recht „darf nur inhaltlich prüfen“
eine andere Rolle hat das Recht „darf sehen und bearbeiten“
💡 Hinweis:
Wenn du dich genauer über das Rollen- und Rechtemanagement informieren möchtest, schau dir den Hilfeartikel „Berichtsheft only: Die Unternehmenseinstellungen“ an.
Ablauf des zweistufigen Genehmigungsprozesses
Stufe 1: Inhaltliche Prüfung durch Ausbilder:in
In unserem Beispiel übernimmt der/die Ausbilder:in die inhaltliche Prüfung.
Der/Die Ausbilder:in loggt sich in Talent2Go ein.
In der Übersicht oder im Bereich Berichtsheft sieht er/sie, welche Berichte zur Freigabe vorliegen. In diesem Fall zeigt der Status „Freigabe erforderlich“ an.
Der/Die Ausbilder:in öffnet den Bericht der Nachwuchskraft.
In der Berichtansicht stehen jetzt nur die Aktionen zur Verfügung, die zur inhaltlichen Prüfung gehören, zum Beispiel:
„inhaltlich geprüft“
„inhaltlich abgelehnt“
Die finale Genehmigung kann an dieser Stelle nicht vergeben werden.
Wählt der/die Ausbilder:in „inhaltlich geprüft“, wird der Bericht als fachlich in Ordnung markiert und mit der digitalen Signatur des/der Ausbilder:in versehen und an die zuständige Rolle für die finale Genehmigung weitergeleitet.
Wählt er/sie hingegen „inhaltlich ablehnen“, geht der Bericht mit Kommentar zurück an die Nachwuchskraft, die den Bericht überarbeiten und erneut einreichen kann.
Stufe 2: Finale Genehmigung durch HR
Im zweiten Schritt übernimmt HR (oder eine andere finale Rolle mit „darf sehen und bearbeiten“) die endgültige Freigabe.
HR loggt sich ein und öffnet den Bereich Berichtsheft oder die entsprechende Übersicht.
Dort sind alle Berichte sichtbar, die nach der inhaltlichen Prüfung zur finalen Genehmigung anstehen. Der Status ist jetzt als „inhaltlich geprüft“ gekennzeichnet.
HR öffnet den Bericht der Nachwuchskraft.
In der Berichtansicht kann HR sehen:
dass der/die Ausbilder:in den Bericht bereits inhaltlich geprüft und digital signiert hat
welche Kommentare oder Hinweise im Rahmen der inhaltlichen Prüfung gegeben wurden
HR kann den Bericht nun:
„Genehmigen“ → der Bericht wird final freigegeben und mit einer zweiten digitalen Signatur versehen
oder „Bericht ablehnen“ → der Bericht geht zur Überarbeitung zurück
Nach der finalen Genehmigung durch HR ist der Bericht für die Nachwuchskraft gesperrt und kann nicht mehr bearbeitet werden. Im Bericht sind alle datierten Signaturen (Nachwuchskraft, Ausbilder:in und HR) nachvollziehbar.
Zuständigkeitswechsel bei Ausbilder:innen
Wechselt die Zuständigkeit für eine Nachwuchskraft – zum Beispiel, weil ein neuer Ausbildungsabschnitt beginnt oder ein:e andere:r Ausbilder:in übernimmt – muss die Zuordnung der Ausbilder:innen angepasst werden.
Die Zuordnung erfolgt wie im einstufigen Prozess über die entsprechenden Einstellungen in der Personalakte.
Nach dem Wechsel sieht der/die neue Ausbilder:in in der eigenen Oberfläche
die Berichte der Nachwuchskraft und
kann wieder die inhaltliche Prüfung (Stufe 1) übernehmen.
HR bleibt weiterhin die Rolle für die finale Genehmigung (Stufe 2).
Bereits abgeschlossene Berichte bleiben unverändert; neue Berichte laufen über den/die neu zugeordnete:n Ausbilder:in.
Zwischen ein- und zweistufigem Prozess wechseln
Der zweistufige Genehmigungsprozess ist kein starres System, sondern wird über das Rollen- und Rechtemanagement im Bereich Berichtsheft gesteuert.
Einstufiger Prozess:
Rolle (z. B. Ausbilder:in) hat beim Berichtsheft die Berechtigung „darf sehen und bearbeiten“.
Diese Person übernimmt inhaltliche Prüfung und finale Genehmigung.
Zweistufiger Prozess:
eine Rolle (z. B. Ausbilder:in) mit „darf nur inhaltlich prüfen“
eine zweite Rolle (z. B. HR) mit „darf sehen und bearbeiten“
Wenn du also von einem ein- auf einen zweistufigen Prozess (oder zurück) wechseln möchtest, passt du einfach die entsprechenden Berechtigungen im Rollen- und Rechtemanagement an.
FAQ
Welche Rollen brauche ich für den zweistufigen Genehmigungsprozess?
Welche Rollen brauche ich für den zweistufigen Genehmigungsprozess?
Du brauchst mindestens eine Rolle für die inhaltliche Prüfung (z. B. Ausbilder:in mit „darf nur inhaltlich prüfen“) und mindestens eine Rolle für die finale Genehmigung (z. B. HR mit „darf sehen und bearbeiten“). Du kannst auch andere Rollen verwenden, wenn die Rechte entsprechend gesetzt sind.
Warum kann ich als Ausbilder:in nicht mehr „genehmigen“, sondern nur „inhaltlich prüfen“?
Warum kann ich als Ausbilder:in nicht mehr „genehmigen“, sondern nur „inhaltlich prüfen“?
Im zweistufigen Prozess ist die finale Genehmigung an eine zweite Rolle (z. B. HR) übergeben worden. Deine Rolle ist dann bewusst nur für die fachliche Prüfung zuständig, nicht für die abschließende Freigabe.
Warum sehe ich als HR keinen Bericht zur Freigabe?
Warum sehe ich als HR keinen Bericht zur Freigabe?
Mögliche Gründe sind:
der Bericht wurde noch nicht inhaltlich geprüft,
die Rolle HR hat beim Berichtsheft nicht die Berechtigung „darf sehen und bearbeiten“,
Prüfe in diesem Fall die Rollenrechte und die Zuständigkeiten oder wende dich an deine:n Admin.
Kann ich wieder auf einen einstufigen Prozess umstellen?
Kann ich wieder auf einen einstufigen Prozess umstellen?
Ja. Stelle im Rollen- und Rechtemanagement die Berechtigung für die Rolle, die alles übernehmen soll (z. B. Ausbilder:in), beim Berichtsheft auf „darf sehen und bearbeiten“. Dann kann diese Rolle Berichte wieder allein prüfen und genehmigen.
Können auch andere Rollen als HR die finale Genehmigung übernehmen?
Können auch andere Rollen als HR die finale Genehmigung übernehmen?
Ja. Entscheidend ist nicht der Rollenname, sondern die Berechtigung: Die Rolle, die final genehmigt, benötigt beim Berichtsheft die Einstellung „darf sehen und bearbeiten“. Du kannst also auch eine andere Rolle dafür einsetzen, wenn das besser zu eurer Organisation passt.