Im Rahmen der Unternehmensorganisation spielt das Rollen- und Rechtemanagement eine zentrale Rolle. Es stellt sicher, dass Zugriffe auf Daten und Funktionen den unternehmensspezifischen Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen entsprechen. Hier findest du eine Übersicht über alle Standardrollen in Talent2Go und ihre voreingestellten Berechtigungen und erfährst, wie sich diese auf die jeweiligen Zugriffsmöglichkeiten auswirken. Außerdem lernst du, wie du eigene Rollen anlegen kannst.
Die Standardrollen bei Talent2Go
Folgende Rollen gelten bei Talent2Go als Standardrollen:
HR: Die Rolle HR ist für die Verwaltung von Mitarbeiter‑ und Nachwuchskräfteinformationen zuständig. Personen mit dieser Rolle haben umfangreiche Einsichtsrechte in viele Bereiche, jedoch keine Bearbeitungsrechte in sensiblen Feldern.
Ausbilder:innen: Diese Rolle ist auf die Betreuung von Nachwuchskräften ausgerichtet. Ausbilder:innen können viele Inhalte einsehen und Nachwuchskräfte sowohl organisatorisch als auch pädagogisch begleiten. Sie können zusätzlich für Lernstationen verantwortlich sein, wenn dies in den Rollenrechten aktiviert wird.
Geschäftsführung: Diese Rolle eignet sich für Personen, die einen umfassenden Einblick in das Ausbildungsgeschehen benötigen, aber selbst keine operativen Tätigkeiten in Talent2Go ausführen.
Verantwortliche:r Lernstation: Die Rolle der Verantwortliche:r Lernstation eignet sich für Personen, die Lernstationen betreuen und sicherstellen, dass Lerninhalte korrekt vermittelt werden. Sie haben keinen Zugriff auf unternehmensweite Daten oder Verwaltungsaufgaben, sondern überprüfen den Lernfortschritt der ihnen zugeteilten Nachwuchskräfte während eines durch die Planung festgelegten Zeitraumes und können im Berichtsheft inhaltliche Prüfungen oder Korrekturen vornehmen.
💡 Tipp: Nutze nach Möglichkeit die vordefinierten Rollen „HR“, „Ausbilder:in“ und „Verantwortliche:r Lernstation“, auch wenn diese in deinem Unternehmen anders heißen. So stellst du sicher, dass deine Rollen bei zukünftigen System‑Updates automatisch alle neuen Funktionen und Berechtigungen erhalten. Individuelle Rollen müssen bei Änderungen manuell angepasst werden.
Berechtigungen im Beurteilungswesen
Einige Funktionen im Beurteilungswesen haben eigene, gesonderte Berechtigungen, die je nach Rolle aktiviert oder deaktiviert sein können. Dazu gehören insbesondere:
Beurteilungen & Feedback
Fragebogen bearbeiten
Umfragen erstellen
Auswertungen ansehen
Welche Rolle welche Rechte enthält, hängt von der Konfiguration im Rollen- und Rechtemanagement ab.
👉 Eine vollständige Beschreibung der Rollenrechte im Beurteilungswesen findest du hier: Das Beurteilungswesen: Wichtige Informationen für Admins
Voreinstellungen der Berechtigungen für Standardrollen
In Talent2Go sind die Berechtigungen für die Standardrollen vorkonfiguriert. Jede Rolle erhält spezifische Zugriffsrechte und Verantwortlichkeiten. Im Folgenden findest du die vorkonfigurierten Berechtigungen für jede Standardrolle in Talent2Go. Du kannst diese beibehalten oder flexibel an die Anforderungen deines Unternehmens anpassen.
HR
Die Rolle HR verfügt über umfangreiche Einsichtsrechte und kann viele wichtige Bereiche in Talent2Go einsehen, darunter Dashboard, Übersicht, Berichtsheft, Dokumentenversand, To‑do‑Liste, Ausbildungsplanung, Stammdaten, Nachwuchskräfteprofile, Personalakte sowie Berufsschulnoten.
Bearbeitungsrechte bestehen in diesen Bereichen jedoch nicht. Funktionen wie Fragebogen bearbeiten, Umfragen erstellen oder Auswertung ansehen stehen HR‑Nutzer:innen nicht zur Verfügung. Auch die Unternehmenseinstellungen sowie die Optionen Darf als Ausbilder:in agieren und Darf als Lernstationsverantwortliche:r agieren sind für diese Rolle zu Beginn deaktiviert.
Ausbilder:in
Ausbilder:innen haben Einsichtsrechte auf eine Vielzahl zentraler Bereiche wie Dashboard, Übersicht, Berichtsheft, Dokumentenversand, To‑do‑Liste, Ausbildungsplanung, Stammdaten, Beurteilungen & Feedback, Nachwuchskräfteprofile und Personalakte.
Wenn Ausbilder:innen als Verantwortliche einer Lernstation eingesetzt werden, können über die Felder Nachwuchskräfteprofile als Verantwortliche:r und Personalakte als Verantwortliche:r zusätzliche Sichtbarkeiten aktiviert werden.
Keine Berechtigung haben Ausbilder:innen für Fragebogen bearbeiten, Umfragen erstellen, Auswertung ansehen oder den Zugriff auf die Unternehmenseinstellungen.
Unter Darf als Ausbilder:in agieren ist die Sichtbarkeit auf zugeordnete Nachwuchskräfte beschränkt – diese Einstellung kann geändert werden.
Geschäftsführung
Die Rolle Geschäftsführung besitzt umfassende Einsichtsrechte und kann nahezu alle zentralen Bereiche der Ausbildung einsehen, darunter Dashboard, Übersicht, Berichtsheft, Dokumentenversand, To‑dos, Ausbildungsplanung, Stammdaten, Nachwuchskräfteprofile, Personalakte, Berufsschulnoten sowie Beurteilungen & Feedback.
Auch hier beschränken sich die Berechtigungen auf das Lesen. Funktionen wie Fragebogen bearbeiten, Umfragen erstellen, Auswertung ansehen, der Zugriff auf die Unternehmenseinstellungen, sowie die Optionen Darf als Ausbilder:in agieren und Darf als Lernstationsverantwortliche:r agieren sind deaktiviert.
Verantwortliche:r Lernstation
Die Rolle Verantwortliche:r Lernstation ermöglicht den Zugriff auf viele relevante Ausbildungsbereiche wie Dashboard, Übersicht, Dokumentenversand, To‑dos, Ausbildungsplanung, Stammdaten, Nachwuchskräfteprofile, Personalakte und Berufsschulnoten.
Eine Besonderheit dieser Rolle ist das Berichtsheft, das hier sowohl eingesehen als auch bearbeitet werden darf – etwa zur inhaltlichen Prüfung oder Korrektur.
Funktionen wie Fragebogen bearbeiten, Umfragen erstellen, Auswertung ansehen oder der Zugriff auf die Unternehmenseinstellungen stehen nicht zur Verfügung.
Über die Berechtigung Darf als Lernstationsverantwortliche:r agieren kann die Sichtbarkeit auf die zugeordneten Nachwuchskräfte erweitert werden.
Die Option Darf als Ausbilder:in agieren ist standardmäßig deaktiviert, aber aktivierbar.
Individuelle Rollen anlegen
So legst du eine eigene Rolle an:
Navigiere zu den Unternehmenseinstellungen und öffne den Bereich Rollen und Rechte.
Klicke unter Individuelle Rollen auf „Weitere Rolle hinzufügen“.
Benenne die Rolle entsprechend der Funktion oder Abteilung.
Weise Berechtigungen zu, indem du auswählst, auf welche Daten und Bereiche die Rolle zugreifen darf.
Speichere die Rolle und weise sie den entsprechenden Benutzer:innen zu.
💡 Tipps zur Vergabe von Berechtigungen
Beachte, dass die Vergabe von zu vielen Berechtigungen ein Sicherheitsrisiko darstellen kann. Weise daher nur Rechte zu, die für die jeweilige Rolle wirklich notwendig sind.
Rollen sollten regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass sie weiterhin den Datenschutzrichtlinien und den betrieblichen Anforderungen entsprechen.
Doppelrollen anlegen
In vielen Unternehmen sind einzelne Personen nicht nur in einer einzigen Funktion bzw. Rolle im Bereich Ausbildung tätig:
Beispielsweise gibt es Ausbilder:innen, die nicht nur administrative und organisatorische Aufgaben für bestimmte Nachwuchskräfte übernehmen, sondern zeitgleich als Verantwortliche:r einer Lernstation auch praktische Inhalte vermitteln.
Damit diese Person sowohl Zugriff auf „eigene“ Nachwuchskräfte als auch auf die in der Lernstation betreuten Nachwuchskräfte hat, kannst du im Rollen- und Rechtemanagement eine Doppelrolle hinterlegen.
👉 Für mehr Informationen siehe den Hilfeartikel: Doppelrollen
FAQ
Welche Rechte müssen Verantwortliche für Lernstationen mindestens bekommen?
Welche Rechte müssen Verantwortliche für Lernstationen mindestens bekommen?
Wie stelle ich die Berechtigungen für das Berichtsheft ein, damit ein zweistufiger Korrekturprozess aus Verantwortlichen Lernstationen und Ausbilder:innen möglich ist?
Wie stelle ich die Berechtigungen für das Berichtsheft ein, damit ein zweistufiger Korrekturprozess aus Verantwortlichen Lernstationen und Ausbilder:innen möglich ist?
Für Verantwortliche einer Lernstation wählst du im Bereich Berichtsheft die Berechtigung „darf nur inhaltlich prüfen“.
Ausbilder:innen benötigen die Einstellung „darf sehen und bearbeiten“, damit sie die finale Genehmigung vornehmen können.
Kann man mehr als nur eine Rolle haben?
Kann man mehr als nur eine Rolle haben?
Nein. Pro E‑Mail‑Adresse kann immer nur eine Rolle gleichzeitig hinterlegt werden.
Können Rollen gewechselt werden?
Können Rollen gewechselt werden?
Ja, ein Rollenwechsel ist im Menüpunkt Stammdaten möglich.
Beachte dabei, dass eine Änderung der Rolle Auswirkungen auf die Ausbildungsplanung haben kann. Kontaktiere im Zweifel vorher unser Customer-Success-Team, damit keine Zuordnungen oder Planungen verloren gehen.