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Das neue Berichtsheft: Vorlagen mit dem Vorlagen-Designer auswählen und nutzen

Berichtsheftvorlagen in Talent2Go: Vorlagen-Designer öffnen, passende Vorlagen auswählen oder eigene erstellen, veröffentlichen und Nachwuchskräften zur Verfügung stellen.

Verfasst von Hannah Rix

Im neuen Berichtsheft‑Bereich stehen dir verschiedene Vorlagen zur Verfügung, mit denen du Berichte und Nachweise passend zu euren Abläufen gestalten kannst. In diesem Artikel bekommst du einen Überblick darüber, welche Vorlagen es gibt, wofür sie sich eignen und wie du sie an die Bedürfnisse deines Unternehmens anpassen kannst. Außerdem erfährst du, wie du Vorlagen erstellst, veröffentlichst und sie so hinterlegst, dass deine Nachwuchskräfte sie beim Schreiben ihrer Berichte nutzen können.

💡 Hinweis:
Der Vorlagen‑Designer ist ein zusätzliches Feature im neuen Berichtsheft, das als kostenpflichtiges Add‑on gebucht werden kann. Wenn das für euch interessant klingt, dann meldet euch gern über den Chat bei unserem Customer‑Support‑Team.

Voraussetzungen: Rollen & Rechte für den Vorlagen-Designer

Damit du den Vorlagen-Designer nutzen kannst, müssen die Rechte in den Unternehmenseinstellungen passen.

  1. Öffne die Unternehmenseinstellungen.

  2. Gehe zu Rollen & Rechte.

  3. Wähle die Rolle aus, die mit Vorlagen arbeiten soll (z. B. HR, Ausbilder:in).

Dort findest du im Bereich Vorlagen-Designer unter anderem:

  • Vorlagen-Designer öffnen

    • darf sehen / darf nicht sehen

  • Vorlagen bearbeiten & veröffentlichen

    • erlaubt / nicht erlaubt

Nur Rollen mit „darf sehen“ sehen in der Menüleiste den Reiter Vorlagen-Designer.
Nur Rollen mit „erlaubt“ dürfen Vorlagen bearbeiten und veröffentlichen.

Der Bereich „Vorlagen-Designer“

  1. Klicke in der linken Menüleiste auf das Berichtsheft‑Icon.

  2. Wechsle oben in den Bereich „Vorlagen-Designer“.

Hier siehst du eine Übersicht deiner Vorlagen, sortiert in:

  • Veröffentlicht

  • Entwürfe

  • Archiviert

Oben findest du den Button „Vorlage erstellen“. Über diesen Button legst du neue Vorlagen an.

Tipp:
Eine allgemeine Einführung in den neuen Berichtsheft‑Bereich findest du in dem separaten Hilfeartikel:
👉 „Das neue digitale Berichtsheft: So findest du dich zurecht“

Neue Vorlage erstellen und Vorlagentyp auswählen

Um eine neue Vorlage zu erstellen, gehst du so vor:

  1. Klicke im Vorlagen-Designer auf „Vorlage erstellen“.

  2. Es öffnet sich das Popup „Neue Vorlage“.

  3. Du siehst verschiedene Kategorien, zum Beispiel:

    • Standard · Systemvorlage

    • Leere Vorlage

    • Talent2Go Branded

    • Eigene Vorlagen (sofern vorhanden)

Jetzt wählst du aus, mit welcher dieser Vorlagen du starten möchtest.

Welche Vorlage eignet sich wofür?

Im Vorlagen-Designer stehen dir verschiedene Vorlagen zur Verfügung. Hier ein Überblick, wofür sie sich eignen können.

Standard · Systemvorlagen

Standard Vorlage (Berichtsvorlage)

  • Klassische Vorlage für wöchentliche Ausbildungsnachweise.

  • Kopfbereich mit Ausbildungswoche, Stammdaten, mehreren Textbereichen und einem Unterschriftenbereich.

  • Gut geeignet, wenn ihr bisher schon wöchentliche Berichte nutzt und eine neutrale, schnell einsetzbare Vorlage braucht.

Übrigens: Die orange hinterlegten Felder (z. B. Name, Ausbildungsjahr, Abteilung, Lernstation, Daten) werden später automatisch mit den Stammdaten der jeweiligen Nachwuchskraft befüllt. Auch das Unternehmenslogo wird im Bericht automatisch durch das in den Unternehmenseinstellungen hinterlegte Logo ersetzt.

Standard Deckblatt

  • Neutrales Deckblatt für exportierte Berichtshefte.

  • Zeigt z. B. Ausbildungsbetrieb, Beruf, Ausbildungszeitraum, Anzahl Berichte, Exportdatum.

  • Sinnvoll als Deckblatt für IHK‑Abgaben oder interne Dokumentationen.

Leere Vorlage

Mit der Leeren Vorlage kannst du eine komplett eigene Struktur aufbauen, die genau euren Vorstellungen entspricht. Du startest mit einem leeren Blatt und kannst Layout‑Blöcke, Eingabefelder und Stammdaten beliebig kombinieren.

💡 Hinweis:
Wie du mit der leeren Vorlage eigene Layouts gestaltest und die verschiedenen Bausteine nutzt, erklären wir dir in einem separaten Hilfeartikel:
​Das neue Berichtsheft: Individuelle Vorlagen im Vorlagen‑Designer erstellen (Leere Vorlage)

Talent2Go Branded Vorlagen

Talent2Go – Deckblatt Ausbildungsverlauf

  • 2‑seitiges Deckblatt mit Talent2Go‑Branding.

  • Stammdaten der Nachwuchskraft (Name, Beruf, Betrieb, Ausbildungsbeginn/-ende) sowie Bereich für den Ausbildungsverlauf mit mehreren Rich‑Text‑Feldern.

  • Gut geeignet, wenn du im Export einen Überblick über die Ausbildungsabschnitte zeigen möchtest.

Talent2Go – Monatlich (Berichtsvorlage)

  • Vorlage für monatliche Berichte.

  • Kopfbereich mit Monat/Zeitraum, darunter strukturierte Textbereiche für Tätigkeiten, Unterweisungen, Schule etc.

  • Sinnvoll für Berufe oder Abteilungen, in denen ein Bericht pro Monat ausreicht.

Talent2Go – Wöchentlich (Berichtsvorlage)

  • Wöchentliche Vorlage mit Talent2Go‑Kopfbereich.

  • Enthält Felder wie Ausbildungsnachweis‑Nr., Woche vom/bis, Ausbildungsjahr, Abteilung/Standort, Lernstation.

  • Mehrere klar getrennte Bereiche (z. B. betriebliche Tätigkeiten, Unterweisungen, Berufsschule) und ein Unterschriftenblock.

  • Ideal, wenn Nachwuchskräfte jede Woche einen strukturierten Nachweis schreiben sollen.

Talent2Go – Täglich (Berichtsvorlage)

  • Vorlage mit Wochentagen (Montag bis Freitag, Wochenende optional) und Eingabefeldern je Tag.

  • Gut geeignet, wenn ihr den Alltag sehr detailliert dokumentieren wollt, z. B. in gewerblichen, handwerklichen oder pflegerischen Berufen.

  • Ermöglicht eine feinere Tagesdokumentation als die wöchentliche Vorlage.

Eigene Vorlagen

Unter „Eigene Vorlagen“ werden Vorlagen angezeigt, die in eurem Account bereits erstellt und veröffentlicht wurden – zum Beispiel angepasste Standardvorlagen oder selbst gestaltete Berichte.

Wenn du im Vorlagen‑Designer eine neue Vorlage anlegst, kannst du eine dieser eigenen Vorlagen als Startpunkt wählen. So kannst du eine bestehende Vorlage weiterverwenden, gegebenenfalls anpassen und als neue Variante speichern, während die ursprüngliche Version unverändert erhalten bleibt - zum Beispiel im Archiv.
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Warum mehrere Vorlagen sinnvoll sein können

Viele Unternehmen nutzen mehrere Vorlagen parallel, zum Beispiel für:

  • unterschiedliche Berufe

  • unterschiedliche Lehrjahre oder Phasen der Ausbildung

  • unterschiedliche Standorte oder Abteilungen

  • unterschiedliche Berichtsintervalle (wöchentlich, monatlich, quartalsweise)

  • spezielle Berichtsarten wie Projektberichte oder Schulblöcke

So kann jede Nachwuchskraft genau die Vorlage nutzen, die zu ihrem Ablauf und eurer Dokumentationspflicht passt. Zusätzlich behalten die Personen, die die Berichte betreuen oder auswerten (z. B. HR, Ausbilder:innen) den Überblick, da alles nach Vorlagen und Einsatzzweck strukturiert und geordnet ist.

Vorlagen benennen, speichern, veröffentlichen und archivieren

Nachdem du einen Vorlagentyp gewählt hast, musst du der Vorlage einen Namen geben. Wähle einen Namen, der später auch für andere verständlich ist, zum Beispiel:

  • „Bericht – wöchentlich Gastronomie 3. Lehrjahr“

  • „Projektbericht – IT Jahrgang 2026“

  • „Ausbildungsnachweise – 2026 / München“

Nach dem Benennen öffnet sich der Bearbeitungsmodus. Hier kannst du Logos, Texte oder andere Elemente anpassen. Anschließend kannst du:

  • die Vorlage als Entwurf speichern

  • die Vorlage veröffentlichen

  • die Vorlage archivieren

Entwürfe eignen sich, solange du noch testest oder etwas ausprobierst.
​Veröffentlichte Vorlagen können später Nachwuchskräften zugeordnet und genutzt werden.
​Archivierte Vorlagen stehen nicht mehr aktiv zur Auswahl, bleiben aber gespeichert, können über die Aktionspunkte weiterhin eingesehen oder bei Wunsch auch gelöscht werden.

Vorlage in der Personalakte der Nachwuchskraft hinterlegen

Eine veröffentlichte Vorlage steht einer Person (z. B. Nachwuchskraft) nicht automatisch zur Verfügung. Du musst sie entweder in der Personalakte oder über die Massenbearbeitung zuordnen.

1. Vorlage in der Personalakte hinterlegen (Einzelzuordnung)

  1. Öffne das Profil der Nachwuchskraft.

  2. Wechsle in den Reiter Personalakte.

  3. Dort findest du unter anderem die Felder:

    • Ausbildungsnachweis Vorlage – hier wählst du die Vorlage, mit der die Person ihre Berichte schreiben soll (z. B. „Ausbildungsnachweise – 2026 / München“, „T2Go Wöchentlich – Gastronomie“).

    • Ausbildungsnachweis Deckblatt – optionales Deckblatt, das beim Export verwendet wird (z. B. „Standard Deckblatt“ oder „T2Go Deckblatt Ausbildungsverlauf“).

    • Berichtsfrequenz – z. B. wöchentlich, monatlich oder quartalsweise.

  4. Speichere die Änderungen.

Erst wenn hier eine Vorlage hinterlegt ist, erscheint sie später bei dieser Person in der Vorlagenauswahl für neue Berichte.

2. Vorlage per Massenbearbeitung zuordnen (mehrere Nachwuchskräfte auf einmal)

Wenn du mehreren Personen dieselbe Vorlage zuordnen möchtest, kannst du das über die Massenbearbeitung tun:

  1. Öffne die Übersicht aller Nachwuchskräfte.

  2. Setze in der Liste bei allen gewünschten Personen einen Haken (mindestens zwei auswählen).

  3. Sobald mehrere Personen markiert sind, wird oben das Stiftsymbol für die Massenbearbeitung aktiv (blau).

  4. Klicke auf das Stiftsymbol.

5. Es öffnet sich das Fenster „Massenbearbeitung“.

6. Aktiviere hier das Feld „Ausbildungsnachweis Vorlage“ und wähle im Dropdown

die gewünschte Vorlage aus.

7. Optional kannst du auch „Ausbildungsnachweis Deckblatt“ setzen, wenn ein

bestimmtes Deckblatt für alle ausgewählten Personen gelten soll.

8. Klicke auf Speichern.

Damit wird die ausgewählte Vorlage (und ggf. das Deckblatt) für alle markierten Nachwuchskräfte gleichzeitig hinterlegt – ohne dass du jede Personalakte einzeln öffnen musst.

Vorlage beim Schreiben eines Berichts auswählen
(aus Sicht der Nachwuchskraft)

Aus Sicht der Nachwuchskraft läuft es so:

  1. Die Nachwuchskraft öffnet im Menü Berichtsheft den Bereich „Meine Berichte“.

  2. Sie klickt auf „Neuer Bericht“.

  3. Es öffnet sich das Popup „Vorlage wählen“.

    • Hier wird die in der Personalakte hinterlegte Vorlage als Standard angezeigt.

    • Zusätzlich können weitere veröffentlichte Vorlagen erscheinen, wenn sie verfügbar sind.

  4. Die Nachwuchskraft wählt die gewünschte Vorlage aus.

  5. Der neue Bericht wird mit dieser Struktur geöffnet und kann ausgefüllt, gespeichert und eingereicht werden.

Ab hier läuft der bekannte Prozess weiter: Berichte werden eingereicht, von Ausbilder:innen bzw. HR geprüft und genehmigt.

FAQ

Warum sehe ich den Reiter „Vorlagen-Designer“ nicht?

Wahrscheinlich hat deine Rolle im Bereich Rollen & Rechte nicht die Berechtigung „Vorlagen-Designer öffnen – darf sehen“. Bitte wende dich an die Person, die bei euch die Unternehmenseinstellungen verwaltet.

Ich habe eine Vorlage veröffentlicht, aber die Nachwuchskraft sieht sie nicht. Woran liegt das?

Veröffentlichte Vorlagen müssen zusätzlich der Person zugeordnet werden – entweder in der Personalakte unter „Ausbildungsnachweis Vorlage“ bzw. „Ausbildungsnachweis Deckblatt“ oder per Massenbearbeitung in der Übersicht der Nachwuchskräfte. Erst danach erscheinen sie in der Vorlagenauswahl beim „Neuen Bericht“.

Kann ich eine Vorlage später wieder ändern?

Ja. Öffne die Vorlage im Vorlagen-Designer, nimm deine Änderungen vor und speichere sie. Bereits erstellte Berichte bleiben unverändert, neue Berichte nutzen die angepasste Vorlage.

Was passiert, wenn ich eine Vorlage archiviere?

Archivierte Vorlagen können nicht mehr für neue Berichte ausgewählt werden. Sie bleiben aber im System erhalten und können bei Bedarf wieder aktiviert oder als Basis für eine neue Vorlage genutzt werden. Diese findest du beim Erstellen einer neuer Vorlage in dem Abschnitt „Eigene Vorlagen“.

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