Der Dokumentenversand ist ein praktisches Tool zur unternehmensinternen Kommunikation. Sie haben hier die Möglichkeit Ihren Auszubildenden Dokumente zur Verfügung zu stellen und diese in der Personalakte abzulegen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie den Dokumentenversand nutzen können und wie die Anlage einer individuellen Kategorie in der Personalakte abläuft.

Sie finden den Dokumentenversand im Menü links unter dem vierten Icon.

Im ersten Schritt wählen Sie die Empfänger/innen für ihr Dokument aus. Sie haben hier die Möglichkeit nach verschiedenen Kategorien zu filtern. So können sie beispielsweise an alle Auszubildende im 2. Lehrjahr oder an alle Auszubildende des Berufs "Kaufmann/-frau für Büromanagement" ein Dokument zu senden. Außerdem haben Sie die Möglichkeit ein Kommentar hinzufügen.

Als nächstes können Sie mit einem Klick auf den Upload-Button die zu versendenden Dokumente hochladen. Abschließend haben Sie die Möglichkeit auszuwählen, ob Sie die Dokumente nach dem Versand in der Personalakte ablegen möchten oder nicht.

Mir einem Klick auf den Button "Dokument/e senden", schließen Sie den Vorgang ab.

Haben Sie sich für eine Ablage in der Personalakte entschieden haben Sie die Standardkategorien "Vom Azubi hochgeladene Unterlagen" und "Versandte Dokumente" zur Verfügung. Es ist allerdings in den Einstellungen auch möglich eine eigene Kategorie für die Personalakte anzulegen, in der die hochgeladenen Dokumente dann gespeichert werden. Dafür scrollen Sie im Menüpunkt Unternehmenseinstellungen nach unten und fügen unter "Individuelle Kategorien Personalakte / Dokumente der Auszubildenden" eine eigene Kategorie hinzu.

Die Auszubildenden haben in Ihrer Benutzeroberfläche ebenfalls den Bereich "Dokumentenversand". Hier haben sie die Möglichkeit Dokumente, wie beispielsweise ihre Berufsschulzeugnisse, hoch zu laden. Diese werden dann in der Personalakte in der Kategorie "Vom Azubi hochgeladene Unterlagen" abgelegt.