Im Rahmen der Unternehmensorganisation spielt das Rollen- und Rechtemanagement eine zentrale Rolle, um sicherzustellen, dass Zugriffe auf Daten und Funktionen den unternehmensspezifischen Datenschutzvorgaben entsprechen. In diesem Artikel stellen wir die Standardrollen bei Talent2Go vor, erklären deren voreingestellte Berechtigungen und zeigen auf, wie sich diese auf die Zugriffsmöglichkeiten der einzelnen Rollen auswirken. Zudem erläutern wir, wie Sie individuelle Rollen anlegen können.
Die Standardrollen bei Talent2Go
Folgende Rollen gelten bei Talent2Go als Standardrollen:
HR: Benutzer mit der Rolle HR haben weitreichende Befugnisse, insbesondere im Bereich der Personalverwaltung. Diese Rolle sollte ausschließlich an Personen vergeben werden, die für die Verwaltung und Pflege der Mitarbeiterdaten verantwortlich sind.
Ausbilder/innen: Die Rolle der Ausbilder/innen ist stark auf die Betreuung der Lernenden fokussiert. Für eine optimale Unterstützung können Ausbilder:innen auf Tools wie das Berichtsheft, den Dokumentenversand, die To-Do-Liste sowie die Fremdeinschätzung zugreifen. Diese Funktionen erleichtern die Verwaltung von Aufgaben und die Kommunikation, wodurch die Ausbildung zielgerichtet gesteuert werden kann.
Geschäftsführung: Diese Rolle ist für Entscheidungsträger gedacht, die Einblick in die Unternehmensentwicklung benötigen, jedoch keine operativen Aufgaben im System wahrnehmen.
Verantwortliche/r Lernstation: Die Rolle der Verantwortliche Lernstation eignet sich für Personen, die Lernstationen betreuen und dafür sorgen, dass Lerninhalte korrekt bereitgestellt und abgewickelt werden. Sie haben keinen Zugriff auf unternehmensweite Daten oder Verwaltungsaufgaben, sondern überprüfen den Lernfortschritt der ihnen zugeteilten Auszubildenden über das Berichtsheft während eines durch die Planung festgelegten Zeitraumes.
💡 Nutzen Sie bitte nach Möglichkeit die vordefinierten Rollen "HR" "Ausbilder/in", "Verantwortliche/r Lernstation", auch wenn diese Rollen in Ihrem Unternehmen eine andere Bezeichnung haben. Dies gewährleistet, dass rollenspezifische Funktionen automatisch bei künftigen System-Updates die neuen Berechtigungen oder Funktionalitäten erhalten. Bei den individuellen Rollen werden diese Änderungen manuell angepasst werden müssen.
Voreinstellungen der Berechtigungen für Standardrollen
In Talent2Go sind die Berechtigungen für die Standardrollen vorkonfiguriert, sodass jede Rolle spezifische Zugriffsrechte und Verantwortlichkeiten erhält. Im Folgenden finden Sie die von Talent2Go vorgeschlagenen Einstellungen für jede Standardrolle. Sie haben die Möglichkeit diese beizubehalten oder ganz flexibel auf Ihre Bedürfnisse anzupassen.
HR
Die Rolle HR hat umfassende Einsichtsrechte auf viele wichtige Bereiche , wie das Dashboard, die Übersicht, das Berichtsheft, den Dokumentenversand, die To-do-Liste, die Ausbildungsplanung und die Azubiprofile.
Einschränkungen gibt es in Bezug auf die Fremdeinschätzung, welche sie nicht sehen dürfen, auch die Bearbeitung der Berufsschulnoten ist ihnen nicht möglich. Auf die Unternehmenseinstellungen hat die Rolle HR standardmäßig keinen Zugriff.
Ausbilder/innen
Ausbilder:innen haben standardmäßig Zugang zu vielen wichtigen Bereichen, wie dem Dashboard, der Übersicht, dem Berichtsheft, dem Dokumentenversand, der To-do-Liste, der Ausbildungsplanung, Stammdaten, Azubiprofilen und der Personalakte. Dies ermöglicht ihnen eine umfassende Betreuung der Auszubildenden.
Einschränkungen bestehen bei der Fremdeinschätzung, die nicht eingesehen werden kann, sowie der Bearbeitung der Berufsschulnoten. Außerdem haben Ausbilder:innen keinen Zugriff auf die Unternehmenseinstellungen.
Die Besonderheit bei der Rolle der Ausbilder/innen ist, dass diese ebenfalls als Verantwortliche für Lernstationen eingesetzt werden können. In diesem Fall können die Berechtigungen zusätzlich über die Punkte "Azubiprofile als Verantwortliche/r" und "Personalakte als Verantwortliche/r" eingestellt werden.
Geschäftsführung
Die Rechtezuteilung für die Geschäftsführung entspricht der der HR/Admin-Rolle und gewährt umfassenden Zugriff auf alle wichtigen Bereiche, darunter das Dashboard, die Übersicht, das Berichtsheft, den Dokumentenversand, die To-do-Liste, die Ausbildungsplanung, Stammdaten, Azubiprofile und die Personalakte.
Verantwortliche Lernstation
Die Rechtezuteilung für die Rolle Verantwortliche/r Lernstation ermöglicht Zugriff auf Bereiche wie das Dashboard, die Übersicht, das Berichtsheft (mit Bearbeitungsrechten), den Dokumentenversand, die To-do-Liste, die Ausbildungsplanung, Stammdaten, Azubiprofile und die Personalakte.
Einschränkungen bestehen bei der Bearbeitung von Berufsschulnoten und beim Zugriff auf die Unternehmenseinstellungen. Diese Rechteverteilung stellt sicher, dass Verantwortliche für Lernstationen direkten Einfluss auf operative Aufgaben und die Betreuung der Auszubildenden haben, während sensible administrative und organisatorische Bereiche geschützt bleiben.
Individuelle Rollen anlegen
So erstellen Sie eine individuelle Rolle:
Navigieren Sie zu den Unternehmenseinstellungen und öffnen Sie den Bereich „Rollen und Rechte“.
Klicken Sie unter Individuelle Rollen auf „Weitere Rolle hinzufügen“.
Benennen Sie die Rolle entsprechend der Funktion oder Abteilung, der sie zugeordnet werden soll.
Weisen Sie Berechtigungen zu, indem Sie auswählen, auf welche Daten und Funktionen diese Rolle Zugriff hat.
Speichern Sie die Rolle und weisen Sie sie den entsprechenden Benutzern zu.
💡 Tipps zur Vergabe von Berechtigungen
Beachten Sie, dass die Vergabe von zu vielen Berechtigungen ein Sicherheitsrisiko darstellen kann. Überprüfen Sie die Anforderungen der Benutzer genau, bevor Sie Berechtigungen zuweisen.
Rollen sollten regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass sie weiterhin den Datenschutzrichtlinien und den betrieblichen Anforderungen entsprechen.
FAQ
Welche Rechte müssen Verantwortliche für Lernstationen mindestens bekommen?
Welche Rechte müssen Verantwortliche für Lernstationen mindestens bekommen?
Wie stelle ich die Berechtigungen für das Berichtsheft ein, damit einzweistufiger Korrekturprozess aus Verantwortlichen Lernstationen und Ausbilder/innen möglich ist?
Wie stelle ich die Berechtigungen für das Berichtsheft ein, damit einzweistufiger Korrekturprozess aus Verantwortlichen Lernstationen und Ausbilder/innen möglich ist?
Bei den Verantwortlichen für Lernstationen sollte für das Berichtsheft die Einstellung „darf nur inhaltlich prüfen“ ausgewählt werden, beim Ausbilder/innen die Einstellung "darf sehen und bearbeiten".
Hinweis: Die Verantwortlichen einer Lernstationen bekommen bei einem neuen Berichtsheft eine Benachrichtigung per E-Mail, Ausbilder/innen sehen dies in der Übersicht.
Kann man mehr als nur eine Rolle haben?
Kann man mehr als nur eine Rolle haben?
Nein, pro E-Mail Adresse kann man nur eine Rolle in der Software innehaben.
Können Rollen gewechselt werden?
Können Rollen gewechselt werden?
Ein Rollenwechsel ist im Menüpunkt Stammdaten möglich. Es ist dabei allerdings wichtig zu bedenken, dass mit einer Änderung der Stammdaten ggf. Fehler in der Ausbildungsplanung entstehen können. Kontaktieren Sie also am Besten vor einem Rollenwechsel unser Customer Success Team.