Lernstationen und Kalenderelemente sind das Fundament deiner Ausbildungsplanung. Wenn du sie einmal sauber einrichtest, kannst du deine Nachwuchskräfte später schnell und übersichtlich planen, manuell oder automatisiert. In diesem Artikel erfährst du Schritt für Schritt, wie du beides anlegst, bearbeitest und pflegst.

💡 Hinweis: Zum Anlegen und Bearbeiten braucht deine Rolle unter Rollen & Rechte bei „Lernstationen & Kalenderelemente“ das Recht „darf sehen und bearbeiten“.

Der Unterschied

Lernstation: ein Ort oder Bereich im Unternehmen, in dem Nachwuchskräfte eingesetzt werden und berufsspezifische Inhalte vermittelt bekommt. Eine Lernstation hat Verantwortliche, eine Kapazität und Sperrzeiten.
Kalenderelement: ein Ereignis, das in der Ausbildungszeit einer Nachwuchskraft eine Rolle spielt, aber keine Lernstation ist. Dazu gehören Abwesenheiten, Urlaube als auch Firmenereignisse wie eine Dienstreise oder ein Messebesuch.

Durch die Trennung bleibt deine Planung übersichtlich. Lernstationen zeigen, wo eine Nachwuchskraft lernt. Kalenderelemente zeigen, was sonst noch ansteht.

👉 Eine Lernstation ist übrigens nicht dasselbe wie eine Abteilung. Den Unterschied erklären wir im Hilfeartikel Wie unterscheidet sich eine Abteilung von einer Lernstation?

Lernstationen

Die Übersicht

So öffnest du die Lernstationen:

Klicke in der linken Menüleiste auf das Kalender-Icon der Ausbildungsplanung.
Wähle den Bereich Lernstationen.

In der Liste siehst du alle Lernstationen mit Standort, Verantwortlichen, Kapazität und Sperrzeiten. Über die Suche und die Filter für Standort, Kapazität und Station findest du schnell, was du suchst. Mit einem Klick auf eine Spaltenüberschrift sortierst du die Liste.

Lernstation anlegen

Öffne in der linken Menüleiste die Ausbildungsplanung und wähle Lernstationen.
Klicke oben rechts auf „+ Lernstation anlegen“.
Ein Pop-Up-Fenster öffnet sich. Fülle die vier Reiter aus:
- Allgemein
- Verantwortliche
- Kapazität
- Sperrzeiten
Klicke zum Schluss auf „Lernstation speichern“.

Reiter „Allgemein“

Kurzbezeichnung: ein kurzes Kürzel, zum Beispiel „BO-WI“. Es steht in der Planungsübersicht vor dem Namen der Lernstation.
Name: der vollständige Name, zum Beispiel „Büroorganisation & Auftragsbearbeitung – Wiesbaden“.
Standort: Standardmäßig ist „Global verfügbar“ ausgewählt, dann ist die Lernstation an allen Standorten sichtbar. Oder du ordnest die Lernstation über das Dropdown-Menü gezielt einem Standort zu.
Farbkennzeichnung: In dieser Farbe erscheint die Lernstation später in der Planungsübersicht.

💡 Tipp: Wähle für Lernstationen gut unterscheidbare Farben und eindeutige Kürzel, zum Beispiel Abteilung plus Standort. So erkennst du in der Planungsübersicht auf einen Blick, wer wo eingesetzt ist.

Reiter „Verantwortliche“

Hier wählst du die Personen aus, die für die Lernstation zuständig sind. Du kannst mehrere Personen auswählen.
Verantwortliche sehen auf ihrem Dashboard unter „Meine Lernstationen“ alle Nachwuchskräfte, die aktuell oder in den nächsten 14 Tagen in ihrer Lernstation eingeplant sind.

Reiter „Kapazität“

Die Kapazität legt fest, wie viele Nachwuchskräfte gleichzeitig in der Lernstation eingeplant werden können.

Begrenzt: Trage unter „Verfügbare Plätze“ die Anzahl der Plätze ein.
Unbegrenzt: Es gibt keine Obergrenze.

Wird eine Lernstation überbucht, siehst du das in der Übersicht der Ausbildungsplanung als Kapazitätskonflikt.

Reiter „Sperrzeiten“

Sperrzeiten sind Zeiträume, in denen die Lernstation nicht verfügbar ist, zum Beispiel wegen Betriebsferien, während des Urlaubs der Verantwortlichen oder saisonbedingt. In diesen Zeiträumen kannst du dort niemanden einplanen.
Klicke auf „+ Zeitraum“, um eine Sperrzeit hinzuzufügen. Über das Papierkorb-Symbol kannst du eingetragene Sperrzeiten wieder löschen.
Ist keine Sperrzeit hinterlegt, ist die Lernstation durchgehend verfügbar.

❗️ Wichtig: Änderst du eine Sperrzeit nachträglich, musst du die automatisierte Planung erneut anstoßen.

Lernstation bearbeiten oder löschen

Klicke in der Liste rechts neben der Lernstation auf die drei Punkte (…).
Wähle Bearbeiten oder Löschen.

Beim Bearbeiten öffnet sich dasselbe Fenster wie beim Anlegen, mit allen vier Reitern.

❗️ Wichtig: Eine Lernstation kannst du nur löschen, wenn sie nicht mehr verplant ist. Entferne vorher alle Einsätze in dieser Lernstation oder ersetze sie durch eine andere Lernstation.

Kalenderelemente

Die Übersicht

So öffnest du die Kalenderelemente:

Klicke in der linken Menüleiste auf das Kalender-Icon der Ausbildungsplanung.
Wähle Kalenderelemente.

In der Liste siehst du:

Element: Name und Farbe.
Status: ob es ein eigenes Element oder ein geschütztes Systemelement ist.
Kalendereinträge: wie oft das Element aktuell in der Planung verwendet wird.

Über die Schaltflächen Alle, System und Eigene filterst du die Liste und sortierst sie mit einem Klick auf eine der Spaltenüberschriften.

Systemelemente und eigene Elemente

Die geschützten Systemelemente sind fest vorgegeben und können nicht gelöscht werden:

Berufsschule: wird aus den Angaben in der Personalakte übernommen, zum Beispiel Blockunterricht oder Teilzeitunterricht.
Feiertage & Ferien: werden automatisch nach Bundesland zugeordnet.
Schichten
Sperrzeit der Lernstation: zeigt die Sperrzeiten, die du bei einer Lernstation hinterlegt hast.

Die Farbe kannst du bei allen Kalenderelementen anpassen, auch bei Systemelementen.

Eigene Elemente legst du selbst an, passend zu euren spezifischen Abläufen.

Kalenderelement anlegen

Klicke oben rechts auf „Kalenderelement anlegen“.
Gib einen Namen ein. Er sollte kurz und eindeutig sein, damit du das Element im Kalender schnell erkennst.
Wähle eine Farbkennzeichnung.
Klicke auf „Kalenderelement speichern“.

Das neue Element steht dir danach in der Planungsübersicht zur Verfügung.

👉 Worauf du außerdem bei der Standortzuweisung von Lernstationen und Kalenderelementen in der Planung achten musst, erfährst du im Hilfeartikel „Standorte für Lernstationen und Planungsgrundlagen festlegen“.

👉 Wie du Lernstationen und Kalenderelemente in der Planung einsetzt, erfährst du im Hilfeartikel „Lernstationen und Kalenderelemente anlegen“.

Kalenderelement bearbeiten oder löschen

Klicke in der Liste rechts neben dem Element auf die drei Punkte (…).
Wähle Bearbeiten oder Löschen.

❗️ Wichtig: Auch ein Kalenderelement kannst du nur löschen, wenn es nicht mehr verplant ist. Die Spalte „Kalendereinträge“ zeigt dir, ob und wie oft es noch verwendet wird.

FAQ

Warum sehe ich den Button „Lernstation anlegen“ nicht oder kann nichts bearbeiten?

Deine Rolle hat bei „Lernstationen & Kalenderelemente“ wahrscheinlich nur das Recht „darf sehen“. Wende dich an die Person, die bei euch die Unternehmenseinstellungen verwaltet.

Warum kann ich eine Lernstation oder ein Kalenderelement nicht löschen?

Das Element ist noch verplant. Entferne oder ersetze zuerst alle aktiven Einträge durch eine andere Lernstation bzw. ein anderes Kalenderelement. Danach kannst du es löschen.

Was bedeutet „Unbegrenzt“ bei der Kapazität?

In der Lernstation können beliebig viele Nachwuchskräfte gleichzeitig eingeplant werden. Es entstehen keine Kapazitätskonflikte.

Wir haben dieselbe Abteilung an zwei Standorten. Wie lege ich das an?

Lege für jeden Standort eine eigene Lernstation an, zum Beispiel „Kasse & Servicepoint – Mainz“ und „Kasse & Servicepoint – Wiesbaden“. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn sich je nach Standort auch die verantwortlichen Personen, Kapazitäten oder Sperrzeiten unterscheiden.

Kann ich Systemelemente wie Ferien oder Berufsschule ändern?

Du kannst ihre Farbe anpassen; löschen kannst du geschützte Systemelemente nicht. Die Inhalte selbst kommen aus der Personalakte der Nachwuchskräfte und werden daraus übertragen.

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